気づいたら建設業の許可更新の期限が来月に迫っていた。マニフェストの交付状況を確認しようとしたら、どのファイルに最新の控えが入っているか分からない。そんな経験はありませんか。解体工事業は扱う書類も期限もとにかく多く、担当者が一人で抱え込んでしまいがちです。今回は、その期限切れをどう防いでいくかを一緒に考えてみます。

解体工事業につきまとう「期限」の多さ

解体工事業を営んでいると、許可や登録の更新だけでも複数あります。建設業許可、解体工事業の登録、産業廃棄物収集運搬業の許可など、それぞれ更新のタイミングが違います。さらに現場ごとに発行するマニフェストには、法律で決められた保存期間があります。これらをすべて頭の中や紙の手帳で管理しようとすると、どこかで必ず抜けが出てきます。

なぜ期限切れは起きてしまうのか

よくあるのが、許可証のコピーをファイリングした紙の台帳と、現場担当者が持っているExcelの工程表が別々に存在しているケースです。更新日はファイルの奥のほうに書いてあるだけで、誰も見返す習慣がありません。担当者が退職や異動をすると、その情報の在りかすら分からなくなってしまいます。現場が忙しくなるほど、こうした事務作業は後回しになりやすいものです。

マニフェストの管理がとくに厄介な理由

マニフェストはA票からE票まであり、現場ごと、産業廃棄物の種類ごとに発行されます。現場数が多い会社では、月に何十枚ものマニフェストが動きます。控えの保存期間は決まっていますが、どの現場の分がいつ発行されて、いつまで保存すればいいのか。紙の束から探し出すのは一苦労です。担当者が「たぶんこの箱の中」と記憶を頼りに探している、という話もよく聞きます。

期限切れを起こさない仕組みの考え方

完璧な仕組みを一度に作ろうとすると、かえって続きません。まずは次の二つを押さえるだけでも違ってきます。

• 許可や登録、マニフェストの期限を一つの場所にまとめて書き出しておくこと
• 期限の一定期間前に、誰かが気づける仕組みを用意しておくこと

紙の台帳でも、Excelの一覧表でも構いません。大事なのは「どこを見れば今の期限状況が分かるか」を、担当者本人以外も把握していることです。担当者が一人で抱えている状態をなくすだけで、期限切れのリスクはかなり減ります。

Zohoなら

ここまで書いたような一覧表とリマインドの仕組みは、実はExcelとカレンダーアプリの組み合わせでも最初の一歩は踏み出せます。まずは自社の許可証やマニフェストの期限を、一枚の表にまとめてみることをおすすめします。それだけでも「どこに何があるか分からない」状態からは抜け出せるはずです。そのうえで、現場ごとの情報と期限管理を一緒に扱いたい、複数人で同じ情報を見られるようにしたいという段階になったら、Zohoのようなクラウドのサービスが役に立つ場面が出てきます。許可の更新日やマニフェストの保存期限をデータベースのように登録しておき、期限が近づいたら担当者にお知らせが届く、という仕組みも作れます。弊社は大阪で中小企業のZoho導入をお手伝いしている会社です。今の管理方法で困っていることがあれば、まずは話を聞いてみるだけでも構いません。現場の状況を伺いながら、無理のない範囲でできることを一緒に探していければと思っています。