「あの案件の図面、どこに置いたっけ」。そんな一言から始まる探し物に、1日のうち何十分も使っていないでしょうか。見積もりはExcel、図面は共有フォルダ、納期はホワイトボードか頭の中。お客さんから電話が来るたびに、あちこち探し回る。そんな現場は、鉄工所や溶接業では珍しくありません。

図面と見積と納期が、それぞれ別の場所にある

図面はCADのフォルダに入っている。見積書は営業担当のパソコンのExcelファイル。納期は工場長が手帳に書き込んだメモ。この3つが、案件ごとに紐づいていない会社は多いのではないでしょうか。 最初は「とりあえずこれでいい」と思って始めた管理方法が、案件数が増えるにつれてだんだん重たくなっていく。新しい担当者が入ってきても、どこに何があるか教えるだけで一苦労です。

よくある業務の風景

たとえば、お客さんから「あの案件、いつ上がる？」と電話がかかってきたとします。担当者はまず手元の資料を探し、見つからなければ工場に行って現物を確認しに行く。その間、電話を保留にしたまま待たせてしまう。 見積もりを出し直すときも同じです。半年前に作った見積書を探すのに、過去のメールを遡ったり、USBメモリを漁ったりする。似たような案件なのに、一から数字を打ち込み直すこともあります。 図面の修正版が届いたときに、どの版が最新かわからなくなることもあるでしょう。「前のバージョンで加工してしまった」というミスは、こうした管理の隙間から生まれます。

なぜ、ひとつにまとまらないのか

原因は、担当者がサボっているからではありません。紙の図面、Excelの見積書、口頭での納期連絡。それぞれ違う道具を使っているから、自然とバラバラになってしまうのです。 さらに、鉄工所や溶接業の場合、案件ごとに仕様が少しずつ違います。同じフォーマットで管理しきれない複雑さがあります。だからこそ、無理に統一しようとせず、今ある情報を「ひとつの画面から見られる状態」にすることが現実的な一歩になります。

ひとつの画面で見られると、何が変わるか

案件番号をひとつ決めて、そこに図面のデータ、見積もりの内容、納期の予定をすべて紐づけておく。これだけで、電話が来たときにパソコンの画面ひとつで答えられるようになります。 工場長が現場からスマートフォンで進捗を入力できれば、事務所にいる担当者もリアルタイムで状況を把握できます。「今どこまで進んでいるか」を聞くために、わざわざ工場まで歩いていく必要もなくなります。 過去の見積もりを探すときも、案件名や顧客名で検索すれば、関連する図面や過去のやり取りまで一緒に出てくる。似た案件の見積もりを作るときに、過去の数字を参考にしやすくなります。

紙の図面はどうするか

すべてをデジタルにしなくても構いません。紙の図面をスキャンして画像として案件に添付しておくだけでも、探す手間はぐっと減ります。完璧を目指さず、できるところから始めるのが長続きのコツです。

Zohoなら

And So株式会社では、Zohoを使って案件ごとに図面・見積・納期をひとつの画面にまとめる仕組みづくりをお手伝いしています。Zoho CRMやZoho Creatorといったツールを組み合わせれば、案件番号を軸に情報を紐づけて管理することができます。 もちろん、いきなり大きな仕組みを導入する必要はありません。まずは今お使いのExcelや紙の管理方法を見直して、どこに情報が散らばっているかを書き出してみるだけでも、改善の糸口が見つかることがあります。 自分たちだけで整理するのが難しいと感じたら、一度お話を聞かせてください。And So株式会社では、大阪を拠点に中小企業のZoho導入をお手伝いしています。御社の現場に合わせて、無理のない形を一緒に考えていきます。