電気工事の現場では、配線前と配線後、検査の様子など、1件の工事で何十枚も写真を撮ります。スマホのカメラロールにはどんどん写真が溜まっていきます。事務所に戻ってから、どの写真がどの現場のものか思い出せず、日付を頼りに探し直す。報告書に貼り付ける段になって、またExcelを開いて同じ情報を打ち込み直す。そんな毎日を送っている方は少なくないと思います。

現場では撮るだけ、事務所に戻ってから本当の仕事が始まる

朝一番から3件の現場を回り、それぞれで写真を撮る。これ自体は数分で終わります。大変なのはそこからです。夕方事務所に戻ると、スマホやSDカードから写真を一枚ずつパソコンに取り込みます。フォルダを分けて、現場名や日付をファイル名に手で打ち込む。この時点ですでに30分近く経っています。工事そのものより、写真の整理に時間を取られている感覚がある方も多いのではないでしょうか。

報告書が「写真を貼る作業」になっていないか

Excelやワードに写真を貼り付け、工事内容を書き込み、PDFにしてお客様にメールで送る。この工程で、現場名や日付を報告書にもう一度入力し直すことになります。現場で一度書いたはずの情報を、事務所でもう一度書く。これが積み重なると、1日のうち結構な時間が「同じ情報の打ち直し」に消えていきます。担当者によって報告書のフォーマットが微妙に違うと、事務員がチェックや修正に手間取ることも出てきます。

提出が遅れるとどうなるか

お客様から「報告書はまだですか」と催促の電話が入る。急いで作ると、写真の貼り間違いや記載漏れが出やすくなります。慌てて作り直すと、さらに時間がかかる。この悪循環に心当たりのある方もいるかもしれません。

撮影から提出までを一本につなげる

Zoho Formsを使うと、現場でスマホから工事内容を入力しながら、その場で写真を添付できます。フォームに入力した瞬間に、現場名や日時、担当者の情報も一緒に記録される仕組みです。写真は自動的にZoho WorkDriveに整理されて保存されるので、事務所に戻ってから手でフォルダ分けする必要がなくなります。さらにZoho Creatorを使えば、入力されたデータを報告書のフォーマットに流し込んで、PDFを作るところまで自動化できます。現場で入力した情報が、そのまま報告書になる。事務所に戻ってからの「転記作業」自体がなくなっていくイメージです。

小さく始めてみる

いきなり全部を切り替える必要はありません。まずは写真の保存場所をWorkDriveに統一するだけでも、探す時間はかなり減ります。フォームでの入力も、1つの現場、1人の担当者から試してみると、無理なく慣れていけると思います。全員で一斉に変えようとすると、どうしても「やり方が違う」という声が出てきます。小さく試して、使いやすさを確かめてから広げていくほうが、結果的にうまくいくことが多いです。

Zohoなら

撮影から報告書の提出まで、現場と事務所をまたいだ作業を1つの流れにまとめられるのが、Zohoのツールを組み合わせる良さだと思います。ただ、どのツールをどう組み合わせるかは、現場の人数ややり方によって変わってきます。自社でFormsやWorkDriveを少し触ってみるだけでも、今の業務の何が重複しているか見えてくるはずです。もし「うちの場合はどう組み立てたらいいか分からない」ということがあれば、まずは話を聞いてみるだけでも構いません。And So株式会社では、大阪を拠点に中小企業のZoho導入をお手伝いしています。現場の写真整理や報告書作成でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。