朝礼前に事務所の電話が鳴り続ける。「明日、田中さん空いてますか」「来週の現場、誰か回せませんか」。手配担当の人が手帳と頭の中の記憶を頼りに答えていく。その人が休んだ日は、誰も状況がわからなくなる。そんな毎日を送っていないでしょうか。

「今日、誰が空いてる？」から一日が始まる

建設業の現場では、職人さんの手配は電話とメモで回っていることが多いと思います。手配担当の人が各現場に電話をかけ、終わりそうな日を聞き取り、別の現場から「来週人が足りない」と連絡が来たら、また電話をかけて空いている人を探す。手帳には予定が書き込まれているけれど、その手帳を見られるのは本人だけです。

急な欠勤や天候による工期のずれが起きると、この手帳とにらめっこしながら、また一件ずつ電話をかけ直すことになります。

電話確認がなくならない本当の理由

「エクセルで管理すればいいのでは」と思う方もいるかもしれません。実際にやってみた会社もあると思います。ただ、現場は毎日動きます。昨日と今日で予定が変わることも珍しくありません。エクセルの表を誰かが更新し忘れると、結局「念のため電話で確認」という行動に戻ってしまいます。

情報を更新する仕組みがあっても、それを見る人、入れる人がバラバラだと、結局は口頭確認に頼ることになります。これは担当者の能力の問題ではなく、情報が一か所に集まっていないために起きていることだと思います。

空き状況を「見える場所」に置くという発想

手配の電話が減らない根っこには、「今誰が空いているか」を見られる場所が一つもない、という状況があります。逆に言えば、その場所さえ作れれば、確認のための電話は減らせます。

紙の手帳からカレンダーへ

例えば、職人さん一人ひとりの予定をカレンダーのような形で並べて、現場名と期間だけでも誰でも見られるようにする。これだけで「空いてるかどうか電話して聞く」という手間がかなり減ります。手配担当の人が出張中でも、他の人がカレンダーを見て判断できるようになります。

現場からの報告も同じ場所に

現場の終了見込みが変わったとき、現場監督がその場でスマホから予定を更新できれば、事務所に戻ってから電話で報告する必要もなくなります。情報が集まる場所と、更新する人を一致させることが大事なポイントだと思います。

まずは自社でできることから

大きな仕組みを急に入れなくても、試せることはあります。例えば、職人さんごとの予定を一枚の共有カレンダーにまとめてみる。無料のカレンダーアプリでも構いません。現場名、期間、担当者名だけを入れるルールにして、まずは一か月だけ運用してみる。

やってみると、更新が面倒で結局電話に戻ってしまう場面も出てくると思います。そこで「誰が更新する責任を持つか」を決めておくと、続きやすくなります。小さく試して、合わなければ別の方法に変える。そのくらいの気持ちで始めるのがよいと思います。

Zohoなら

ここまで書いたような「予定を一か所にまとめて、誰でも見られるようにする」という仕組みは、Zohoのカレンダー機能やプロジェクト管理の機能を使っても作ることができます。職人さんごとのスケジュールを登録して、現場担当者がスマホから更新する、といった運用です。

もちろん、エクセルや無料アプリで試してみて、それで十分であればそれでよいと思います。ただ、現場の数が増えてきたり、複数の拠点で情報を共有する必要が出てきたりすると、もう少し仕組みとして整えたくなる場面も出てくるはずです。

そうなったとき、自社の運用に合わせてどこまで仕組み化できそうか、一度話を聞いてみるだけでも参考になることがあると思います。私たちAnd So株式会社は、大阪で中小企業のZoho導入をお手伝いしています。電話確認に疲れてきたら、気軽にご相談ください。