現場で採寸したメモを事務所に持ち帰り、Excelに打ち直す。写真はスマホの中、採寸図は紙のまま。見積もりを出したら「ここも見てほしかった」と言われて再調査。心当たりのある方は多いのではないでしょうか。造園・外構の仕事は現地を見ないと始まりませんが、見た後の情報整理に時間を取られて、提案が遅れてしまうことはよくある話です。

現地調査の後、何が起きているか

多くの現場では、採寸は手書きのメモ、写真はスマホ、植栽や石材の希望はお客様との会話の中で聞いた内容を頭の中にとどめている、という状態が重なっています。事務所に戻ってから、メモを見ながらExcelの見積書に数字を打ち込み、写真をフォルダに移して、頭の中の記憶を思い出しながら仕様を書き起こす。この一連の作業に、半日かかることも珍しくありません。

さらに厄介なのは、担当者が別の現場に出てしまっていて、確認したいことがあってもすぐに聞けないことです。「あの現場の擁壁の高さ、何センチだったか」と聞きたくても、本人が戻ってくるまで待つしかない。これが見積もり作成を止めてしまう大きな原因のひとつです。

見積もりの手戻りはどこで起きるか

見積書を出した後に手戻りが起きるパターンは、だいたい決まっています。

• 現地で聞いた希望と、見積書に書いた内容が微妙にずれている
• 採寸が甘くて、実際の施工範囲と見積もりの数量が合わない
• 過去に似た案件があったはずなのに、単価や仕様を探すのに時間がかかる
• お客様から「他にもこんなことはできないか」と追加で聞かれ、再調査になる

これらはどれも、調査時点の情報が正確に、かつ誰でも見られる形で残っていないことが原因です。担当者の記憶とメモ帳に頼っている限り、同じことが繰り返されてしまいます。

情報が散らばっていると、提案は遅くなる

見積もりを作るには、採寸データ、写真、お客様の要望、過去の類似案件の単価、この4つがそろう必要があります。ところが実際には、採寸はノート、写真はスマホのアルバム、要望は記憶、過去案件は別の担当者のパソコンの中、というようにバラバラに保管されていることが多いのです。

これを見積書という一つの形にまとめる作業は、情報を集めて回る作業でもあります。現場から戻ってすぐ見積書に着手できれば早いのですが、写真の整理や過去案件の確認に手間取ると、結局その日のうちに提案書が出せない、ということも起こります。

紙とスマホと記憶、三箇所に分かれた情報

特に困るのが、担当者が複数いる場合です。Aさんが調査した現場の情報を、Bさんが見積もりを作ろうとしても、メモの字が読みにくかったり、写真のどれがどの箇所か分からなかったりします。結局Aさんに確認の電話をかけることになり、お互いの時間を奪い合う形になってしまいます。

現地調査から提案までの流れを見直す

大がかりな仕組みを入れる前に、まず試せることもあります。

• 現場での採寸と写真を、その場でひとつの記録としてまとめる(スマホのメモアプリに写真と数字を一緒に残すだけでも変わります)
• 過去の見積もり単価を一覧にしておき、似た案件のときにすぐ参照できるようにする
• お客様の要望は、その場でメモし、後で読み返しても分かる言葉で書く

こうした工夫だけでも、事務所に戻ってからの「思い出す時間」はかなり減らせます。問題は、これを一人のやり方として続けるのではなく、会社全体の仕組みとして定着させることです。担当者が変わっても同じやり方ができるようにしておくと、誰が調査しても誰が見積もりを作っても、情報が迷子にならずに済みます。

Zohoなら

ここまで書いた工夫は、紙とスマホのままでも少しずつ試せることです。ただ、現場の数が増えてくると、担当者ごとのやり方に頼るのはどうしても限界が来ます。

Zohoには、現地調査の記録や写真、お客様とのやり取りを一箇所にまとめて、見積もりの作成までをひとつの流れでつなげる仕組みがあります。例えば、現場で入力した採寸や写真をそのままクラウド上に残しておけば、事務所にいる別の担当者が見積書を作るときに、電話で確認する手間が減ります。過去の案件を検索して、似た仕様の単価をすぐに見つけることもできます。

とはいえ、いきなり大きく変える必要はありません。まずは今のやり方のどこで時間がかかっているか、どこで手戻りが起きているかを一度整理してみることから始めてみてください。その上で、どこをZohoに置き換えられそうか、まずは話を聞いてみるだけでも、見えてくるものがあるかもしれません。