倉庫の棚を見て「あれ、この枠組み足場って今どこの現場に出てたっけ」と思ったことはありませんか。台帳を探しても更新が止まっていたり、担当者に電話してようやく分かったり。資材の数が増えるほど、どこに何が出ているかを把握するだけで一苦労になります。忙しい現場ほど、管理は後回しになりがちです。

足場材は現場をまたいで動き続ける

足場・仮設業の資材は、一つの現場に留まりません。A現場で使い終わったら洗浄してB現場へ、そこで一部を交換してC現場へ、という具合に動き続けます。トラックに積み込むたびに数量が変わり、現場で追加発注が入ることもあります。この「動き続ける」という性質が、管理を難しくしている一番の原因かもしれません。

エクセル台帳が追いつかなくなる瞬間

多くの会社では、エクセルの台帳で在庫と出庫先を管理していると思います。最初はそれで十分でした。でも現場数が増え、担当者が複数になると様子が変わってきます。

• Aさんが更新したファイルを、Bさんが古いバージョンのまま上書きしてしまう
• 倉庫にいる人と事務所にいる人で、見ているファイルが違う
• 出庫の記録をつけ忘れて、気づいたら数が合わなくなっている

こうした小さなズレが積み重なると、月末の棚卸しで「どこかで20本足りない」という事態になります。誰が悪いわけでもなく、仕組みが現場の動きに追いついていないだけなんですよね。

電話とホワイトボードで現場を追いかける日々

「今、どの現場に何が出ているか」を知りたいとき、多くの担当者がまずやるのは電話です。現場監督に「あの足場、まだ使ってます？」と聞いて回る。倉庫のホワイトボードに出庫先を書いておくやり方も、よく見かけます。

この方法自体は悪くありません。ただ、現場が10件、20件と増えてくると、電話をかける時間も、ホワイトボードを消し忘れる手間も、じわじわと積み重なっていきます。担当者が休んだ日には、誰も現場の状況を把握できないという状況も起こりえます。

資材が足りないのか、ただ行方が分からないだけなのか

在庫が足りないと思って新しく発注したら、実は別の現場で眠っていた、ということもあります。本当に資材が不足しているのか、それとも単に「どこにあるか分からない」だけなのか。この二つを混同してしまうと、無駄な購入が増えてしまいます。

紙と記憶に頼る管理の限界

紙の伝票や記憶に頼った管理は、担当者が一人で全部把握できているうちは回ります。でも、その担当者が異動したり辞めたりすると、途端に状況が分からなくなります。「あの人しか分からない」という状態は、会社にとってはリスクです。属人的なやり方を否定するつもりはありません。ただ、誰か一人に頼らずに済む仕組みがあると、安心感がだいぶ違うと思います。

Zohoなら

資材の出庫先や数量を、関わる人全員が同じ画面で確認できるようにする。これはZohoのようなクラウドのデータベースツールが得意とする分野です。例えば現場ごとに貸出中の資材を登録しておけば、事務所にいながら「今どこに何があるか」をすぐに確認できます。出庫や返却のたびに記録を残すようにすれば、月末の棚卸しで慌てることも減るかもしれません。

もちろん、いきなり大がかりな仕組みを入れる必要はありません。まずは今使っているエクセル台帳を見直して、どこで情報が止まりがちかを洗い出してみるのも一つの方法です。その上で、電話やホワイトボードに代わる仕組みが必要だと感じたら、一度話を聞いてみるだけでも構いません。同じような悩みを抱える現場をいくつも見てきた立場から、お手伝いできることがあるかもしれません。