許認可の申請は、案件ごとに必要な書類がまったく違います。建設業許可なら決算変更届や実務経験証明書、飲食店営業許可なら施設の図面や検便の結果。産廃収集運搬業ならさらに別の書類が要ります。担当者の頭の中には型が入っているのに、それを紙とクリアファイルと記憶だけで回していないでしょうか。「あの案件、今どこまで進んでたっけ」と聞かれて、ファイルを探し回った経験がある方も多いはずです。

案件ごとに違う必要書類、一覧で見えているか

許認可申請の難しさは、案件の種類によって必要書類の組み合わせが変わることにあります。例えば建設業許可の新規申請と更新申請では、求められる添付書類が微妙に違います。これをベテランの職員は経験で把握していますが、新しく入った職員には伝わりにくいものです。

案件ごとに必要書類のチェックリストがバラバラのExcelファイルで存在していると、どのファイルが最新版か分からなくなります。案件を担当した人が休んだ途端、誰も進め方が分からない、という場面も起きがちです。

• 建設業許可：決算変更届、実務経験証明書、登記事項証明書など
• 飲食店営業許可：施設の図面、水質検査成績書、食品衛生責任者の資格証明など
• 産業廃棄物収集運搬業：事業計画の概要、車両・施設の使用権原を示す書類など

必要書類の種類がこれだけ違うのに、同じ1枚のExcelテンプレートで全案件を管理しようとすると、どこかで無理が出てきます。

進捗がベテランの頭の中にしかない

「あの書類、クライアントに催促したっけ」「役所に提出したのはいつだったか」。こうした確認作業に、思いのほか時間を取られていないでしょうか。進捗の状態を付箋やメモ帳、頭の中だけで管理していると、他の職員が代わりに対応することができません。

電話がかかってきて「〇〇さんの申請、今どうなっていますか」と聞かれても、担当者が外出中だと答えられない。これは特別な事務所の話ではなく、多くの行政書士事務所で日常的に起きている場面だと思います。

進捗確認で起きがちなこと

• 担当者本人に聞かないと進捗が分からない
• 提出期限が近い案件を見落とす
• クライアントへの催促を忘れて、申請が止まったまま時間が経つ

書類が揃っているか、確認する手間とリスク

書類を1枚ずつ紙で管理していると、「揃っているはずなのに、実は1枚足りなかった」という事態が起きます。役所の窓口に行ってから不足に気づくと、その日の申請が丸ごと流れてしまうこともあります。

クライアントから預かった書類をスキャンしてフォルダに保存している事務所も多いと思いますが、フォルダの階層がバラバラだったり、ファイル名のルールが人によって違ったりすると、結局探す手間は変わりません。紙の原本とスキャンデータ、両方を別々に管理していて、どちらが最新か分からなくなることもあります。

• 案件ごとにフォルダの作り方が違う
• ファイル名に日付が入っていたり入っていなかったりする
• 誰がいつアップロードしたのか記録がない

紙とExcelと記憶で回す限界

小規模な事務所であれば、紙とExcelと記憶の組み合わせでも、しばらくは回っていくと思います。ただ、案件数が増えてきたり、職員が増えたりすると、この組み合わせはどこかで破綻します。

特に、担当者が1人で複数の案件を同時に抱えている状態だと、「今日提出しないといけない書類」を見落とすリスクが高まります。許認可申請は期限が厳しいものも多く、1日の遅れが大きな影響につながることもあります。

管理の仕組みを変えるというと大がかりに聞こえますが、まずは「案件ごとに必要書類と進捗を1か所で見られるようにする」という小さな一歩から始められます。

Zohoなら

許認可申請のように、案件の種類によって必要書類の構成が変わる業務は、CRMのような決まった型のツールよりも、自社の業務に合わせて項目を作れる仕組みが向いています。Zoho Creatorを使うと、建設業許可用、飲食店営業許可用といったように、案件の種類ごとに必要書類のチェック項目や進捗ステータスを自分たちで組み立てることができます。誰がどこまで進めたかが一覧で見える状態になれば、担当者不在でも状況を答えられるようになります。

書類そのものの管理には、Zoho WorkDriveのようなファイル共有の仕組みも役立ちます。案件ごとにフォルダを作り、誰がいつアップロードしたかの履歴が残るようにしておくと、最新の書類がどれか迷う場面が減ります。

いきなり新しいツールを導入するのが難しければ、まずは今使っているExcelのファイルを1つにまとめて、案件ごとの必要書類リストと進捗の列を並べて見られるようにするだけでも、状況は変わってくると思います。どこから手を付けるか迷ったときは、普段いちばん時間を取られている確認作業がどこかを、一度洗い出してみることをおすすめします。