訪問を終えて車に戻り、次の利用者さんのお宅に着くまでの数分で、さっきのケア内容をメモする。信号待ちでスマホを取り出して、バイタルの数字を打ち込む。事務所に戻ってから、今度はそのメモを見ながらパソコンで清書し直す。こんな一日を送っている看護師さんは、きっと少なくないはずです。

なぜ移動中の記録入力がこんなに負担になるのか

訪問看護の記録は、利用者さんのお宅を出た瞬間から次の予定までの時間に押し込まれます。その短い時間に、いくつもの事情が重なって負担を大きくしています。

• 記録する項目が多く、バイタル・ケア内容・次回の申し送りまで一度に入力しないといけない
• 訪問先ごとに回線が不安定で、入力したはずのデータが送信できていないことがある
• 紙にメモしてから事務所でパソコンに打ち直すため、同じ内容を二度書いている
• 利用者さんやご家族の前では落ち着いて画面を見られず、後回しになりやすい

一つひとつは小さな手間でも、一日に何件も訪問があると積み重なって、帰社後の残業につながってしまいます。

紙とスマホを行ったり来たりする現場

多くのステーションでは、まず紙に走り書きをして、あとでシステムやExcelに入力し直すという流れが残っています。これは決して怠けているわけではなく、訪問中にスマホの小さな画面で細かい項目を埋めるのが現実的に難しいからです。

結果として、同じ利用者さんの情報が、訪問時のメモ、事務所のパソコン、請求用のソフトと、三か所に分かれて存在することになります。どれが最新なのか分からなくなり、月末の請求作業で記録を見返すときに「あれ、この日のケア内容はどっちが正しいんだっけ」と確認し直す場面も出てきます。

スマホで入力する仕組みを作っても定着しない理由

記録をデジタル化しようとして、既製の介護記録ソフトやアプリを導入したものの、現場に定着しなかったという話もよく耳にします。理由を聞いてみると、たいていこんな声が返ってきます。

• 画面の項目順が自分たちの訪問の流れと合っておらず、入力のたびに画面をあちこち触る必要がある
• 自分のステーションでしか使っていない独自の記録項目が、既製のアプリでは追加できない
• タブレットの動作が重く、電波の悪い場所で固まってしまう

記録の仕組みは、看護師さんが実際に動く順番に合わせて作らないと、結局紙に戻ってしまいます。これはツールの性能の問題というより、画面の作り方の問題であることが多いです。

Zohoなら

訪問看護の記録のように、既製のソフトの型にぴったり収まらない独自の帳票は、Zoho Creatorで自分たちの訪問看護ステーション専用のフォームとして作ることができます。バイタル、ケア内容、次回の申し送りといった項目を、実際の訪問の流れと同じ順番で並べ、スマホからでも迷わず入力できる画面にできます。電波が弱い場所でも、あとで通信できたときにまとめて送信する作り方も可能です。

記録した内容を、請求ソフトや本部の管理表へ手入力で転記している場合は、Zoho Flowを使って自動で連携させる方法もあります。訪問記録を入力した時点で、必要な項目だけ別の表に自動で反映されれば、月末にまとめて転記し直す作業を減らせます。

いきなりシステムを入れ替える必要はありません。まずは今使っている紙の記録用紙を見て、どの項目が本当に必要で、どの項目が他の書類と重複しているかを洗い出してみてください。重複している部分を一つにまとめるだけでも、入力の手間はかなり軽くなります。そのうえで、自分たちの訪問の流れに合う画面をどう作るか、という順番で考えていくのが無理のない進め方だと思います。