退去の立会いが終わった後、工事がどこまで進んでいるか分からなくなったことはありませんか。工務店に電話して「あの部屋、いつ終わりそうですか」と聞く。折り返しを待つ。その間に入居希望者への返答が遅れる。こんなやり取りを繰り返している会社は少なくありません。気づけば退去から入居まで1カ月以上かかっていた、ということもよくある話です。

工程がブラックボックスになりやすい理由

原状回復工事は、関わる人が多い仕事です。退去立会いをする担当者、見積もりを出す業者、実際に工事をする職人さん、完了確認をする自社の担当者、そして次の入居者を探す募集担当。それぞれが別々に動いているため、全体の進み具合を把握している人が実は誰もいない、という状態になりがちです。

担当者の頭の中にしか情報がない場合、その人が休んだだけで進捗が分からなくなります。Excelで管理していても、更新を忘れたファイルがあちこちに散らばっていて、どれが最新か分からなくなることもあります。

電話とメールに頼る管理が生む遅れ

よくある場面を思い浮かべてみてください。工務店から「写真を送ります」とメールが届く。確認して返信する。別の日に「見積もりの件ですが」と電話がかかってくる。担当者はその都度手を止めて対応します。情報は届いているのに、どこにもまとまっていません。

結果として、次の入居希望者への案内が「工事の完了を確認してからお返事します」としか言えなくなります。せっかく内見に来てくれた人を逃してしまうこともあります。工事そのものの日数より、確認や連絡のやり取りで日数が積み重なっているケースは意外と多いものです。

進み具合を一か所にまとめてみる

ここで大事なのは、特別な仕組みを導入することよりも先に、まず「どの物件が今どの段階にあるか」を一覧で見られるようにすることです。退去立会い、見積もり依頼、見積もり確定、工事着手、工事完了、入居募集開始。この6つくらいの段階に分けて、物件ごとに今どこにいるかが一目で分かれば、電話で聞かなくても状況が把握できます。

紙の台帳でも、表計算ソフトでも構いません。まずは物件と工程をマス目で管理してみることから始めると、どこで滞りが起きているかが見えてきます。意外と「見積もり確定」で止まっている物件が多かった、という発見があるかもしれません。

Zohoを使うとどう変わるか

この一覧管理を、紙やExcelではなくZohoの仕組みに置き換えると、もう一歩進んだことができます。たとえばZoho Creatorというアプリを使うと、物件ごとのステータスをクラウド上で一覧にできます。誰がいつ更新したかも記録に残るので、「言った言わない」も減ります。

工務店から届く写真や書類は、Zoho WorkDriveのようなファイル共有の仕組みにまとめておけば、メールを掘り返さなくても物件ごとのフォルダを開くだけで確認できます。工程が次の段階に進んだら、担当者に自動で通知を飛ばす、といった仕組みもZoho Flowを使えば組み立てられます。

小さく始めてみる

最初からすべてを自動化する必要はありません。まずはステータス一覧だけをZoho Creatorで作ってみて、慣れてきたら通知や書類管理を足していく、という進め方で十分です。現場の人が使いこなせないものを一気に導入しても、結局また電話に戻ってしまいます。

Zohoなら

原状回復工事の進行管理は、派手な改善ではありません。でも、退去から入居までの日数が数日縮むだけで、家賃収入の機会損失は変わってきます。まずは自社のやり方で、工程を6段階くらいに分けて書き出してみるだけでも、見えてくるものがあるはずです。そのうえで、紙やExcelの限界を感じたら、Zohoでどこまで形にできるか、一度話を聞いてみるのも悪くないと思います。私たちAnd So株式会社は、大阪を拠点に中小企業のZoho導入をお手伝いしています。大きな投資をする前の相談だけでも、お気軽にどうぞ。