3月の確定申告期、特定の担当者の席だけ資料の山が崩れそうになっている。隣の席はもう定時で帰っている。そんな光景に心当たりはないでしょうか。繁忙期になるとなぜかいつも同じ人に仕事が集まり、その人が休むと事務所全体が止まってしまう。ベテランだから、お客様との相性があるから、と理由はあっても、負荷が偏ったままでは長く続きません。

繁忙期になると、なぜいつも同じ人に仕事が集まるのか

会計事務所の年次業務は、決算、年末調整、確定申告など時期が重なりやすいという特徴があります。しかも顧問先ごとに担当が固定されていることが多く、仕事の割り振りを変えにくい事情があります。

• 顧問先との関係が長く、担当を途中で変えにくい
• ベテランほど処理が早いので、つい頼ってしまう
• 誰がどの顧問先を何件抱えているか、事務所全体で把握できていない
• 急ぎの相続案件や税務調査対応が、特定の人のところに飛び込んでくる

結果として、一部の担当者だけが夜遅くまで残り、他の担当者は定時で帰る。これが毎年繰り返されると、負担が大きい人から辞めていくという事態にもつながりかねません。

「誰が何をどれだけ抱えているか」が見えないと起きること

所長や所属長が「今、誰がどれくらい忙しいか」を肌感覚でしか把握していない事務所は少なくありません。申告期限の2週間前になって、ある担当者が50件の個人確定申告を一人で抱えていると分かる。慌てて他の担当者に振り分けようとしても、資料の場所も進捗も本人にしか分からず、結局引き継ぎに時間がかかって間に合わない。こうした綱渡りを、毎年繰り返している事務所もあるのではないでしょうか。

負荷が見えないと、次のようなことが起きます。

• 手の空いている人がいるのに、忙しい人に仕事が積み増される
• 進捗確認のためだけに、毎日声をかけて回る時間が発生する
• 誰かが体調を崩すと、その人の担当分が丸ごと止まる
• 翌年も同じ人に同じ負担がかかり、改善の機会がないまま次の繁忙期を迎える

平準化の第一歩は、仕事を書き出して分けること

いきなりシステムを入れる前に、まずは紙でもExcelでもいいので、今抱えている仕事を担当者ごとに書き出してみることをお勧めします。顧問先名、業務の種類、締切日、今どこまで進んでいるか。これを一覧にするだけで、誰にどれだけ仕事が偏っているかが目に見える形になります。

書き出したら、次のような視点で見直してみます。

• 締切が同じ週に集中している案件はないか
• 難易度が低い案件まで、特定のベテランに回っていないか
• 新しい担当者でも対応できる作業を、切り出せないか

この作業は一度やって終わりではなく、繁忙期の間、毎週見直す必要があります。紙やExcelでもやれないことはありませんが、更新のたびに全員に共有し直す手間がかかり、だんだん続かなくなっていくのが実情です。

手作業の一覧表では、すぐに追いつかなくなる

Excelで進捗表を作っても、更新するのは結局本人任せになりがちです。本人が忙しいと更新が後回しになり、一覧表の中身が古いままになる。所長が見ているのは実態とずれた数字、ということも起こります。

また、件数ベースで仕事を分けても、実際の負荷とは一致しないことがあります。相続案件1件と、簡単な年末調整10件では、かかる時間がまったく違います。誰が何にどれだけ時間を使っているか、きちんとした単位で積み上げないと、見かけ上の平等が実際の平等にならないという問題も出てきます。

Zohoなら

Zohoを使うと、顧問先ごとの申告業務をタスクとして登録し、担当者・締切・進捗状況を一つの画面で見られるようにできます。担当者が自分のタスクのステータスを更新するだけで、所長側は誰が何件、どの段階まで進めているかをリアルタイムで確認できます。声をかけて回る時間が減り、偏りに気づくのも早くなります。

さらに、過去の繁忙期にかかった時間を記録として蓄積しておけば、翌年の人員配置を考えるときの材料になります。「相続案件は一人あたり平均これくらいかかっている」という実績が見えれば、感覚ではなく数字をもとに担当を割り振れるようになります。

まずは自社で、今年の繁忙期にかかった時間や件数を担当者別に書き出してみるところから始めてみてください。それだけでも、来年の割り振りを考えるヒントになります。そのうえで、毎年同じ苦労を繰り返しているようであれば、仕組み化を検討するタイミングかもしれません。