現場監督さんの携帯が、1日中鳴っている。運転中に電話を受け、信号待ちでLINEを返す。現場ごとに作ったグループが気づけば10個以上。どのグループで誰が何を言っていたか、もう覚えていられない。そんな状態で、工程の変更を職人さんにきちんと伝えられているか、正直自信がない。そんな現場、多いのではないでしょうか。

現場で実際に起きていること

内装工事は関わる人が多い仕事です。大工さん、電気屋さん、クロス屋さん、クリーニング業者さん。それぞれ会社も違えば、連絡の取りやすい時間帯も違います。

現場監督さんは、移動中の車の中で電話を受けます。助手席に資料を置いて、片手でメモを取りながら「明日は9時からお願いします」と伝える。その直後、別の現場のLINEグループに「クロスの件、確認です」というメッセージが届く。返信したつもりが、実は別のグループに送っていた。そんなすれ違いが、毎日どこかで起きています。

職人さんの側も困っています。「言われた通りに来たのに、現場がまだ準備できていなかった」「前日に時間が変わったはずなのに聞いていない」。こうした食い違いは、誰かが悪いというより、連絡の置き場所がバラバラなことが原因です。

なぜ電話とLINEに落ち着いてしまうのか

理由は単純で、それが一番早いからです。急ぎの連絡をするとき、わざわざ新しいシステムを開いている時間はありません。電話をかけるか、LINEを送るか。現場で一番自然に選ばれる手段がこの2つになるのは、ある意味で当然のことです。

協力会社ごとに使えるツールが違うという事情もあります。ベテランの職人さんはスマホのアプリ操作が得意でないこともありますし、会社によってはパソコンを使う習慣がない場合もあります。全員に同じ仕組みを揃えてもらうのは、思っているより難しいことです。

そして多くの内装工事会社には、情報システムの担当者がいません。日々の現場対応で手一杯の中で、「連絡の仕組みを見直そう」という発想にまでなかなか辿り着かないのです。

このままだと何が起きるか

一番わかりやすいのは、伝達漏れによる手配ミスです。クロス屋さんの日程が確定しないまま施主への引き渡し日が近づいてしまう。別の現場に職人さんが先に行ってしまい、半日が無駄になる。こうしたことが積み重なると、信頼関係にも影響してきます。

もうひとつ見落とされがちなのが、現場監督さんへの負担の集中です。「あの人の頭の中にしか、今の工程が入っていない」という状態になると、その人が休んだだけで現場が止まってしまいます。新しく入ってきた若手に引き継ごうにも、何をどう伝えればいいのか、本人にもうまく説明できないことがあります。

言った言わないが起きる理由

電話もLINEも、記録は残りますが「探しやすい記録」ではありません。LINEは流れていきますし、電話の内容は自分でメモを取らない限り消えてしまいます。後から見返せる形になっていないので、同じ話を何度も確認する手間が生まれます。

小さく始められる見直し方

いきなり全部を変える必要はありません。まずは工程表を1つにまとめることから始めてみるのはどうでしょうか。紙でもExcelでも構いません。「今、どの現場が、どの段階にいるか」が一目でわかる場所を1つ作るだけで、確認の電話は減っていきます。

• 現場ごとの工程を、1つの表にまとめて共有する
• 電話で決まったことは、簡単でもメモを残す習慣をつける
• 協力会社との連絡ルールを、ほんの少しだけ決めておく

こうした小さな積み重ねが、後々の手配ミスやすれ違いを減らしてくれます。

Zohoなら

工程表を紙やExcelでまとめるところから始めるだけでも、見える化は進みます。その上で、スマホからでも現場で確認できるようにしたい、変更があったときに関係者にすぐ伝わるようにしたい、という段階になったら、Zoho Projectsのようなツールが役に立つ場面が出てきます。工程をクラウド上に置いておけば、現場監督さんも職人さんも同じ画面を見ながら話ができます。

もちろん、協力会社全員にLINEをやめてもらう必要はありません。普段の連絡はLINEのままで、工程の記録だけを1か所にまとめる、という組み合わせでも十分に効果はあります。

And So株式会社では、大阪で中小企業向けにZoho導入のお手伝いをしています。「うちの現場には合うのかな」という段階でも構いません。まずは今の困りごとを話してみるだけでも、整理の糸口が見つかることがあります。よろしければ、一度お気軽にご相談ください。