夕方、現場から事務所に戻ってきた監督が、油で汚れた手で日報を書いている。今日あった出来事を思い出しながら、鉛筆で数字を埋めていく。その間も事務所の電話は鳴り続けている。「あの資材、いつ届く」「明日の人数どうする」。同じような一日を、毎日繰り返している会社は少なくないと思います。

現場から事務所まで、紙とハンコが動き回る一日

建設業の現場管理には、独特の動き方があります。現場で書いた日報が事務所に届くのは、早くて翌日。遅ければ数日後になることもあります。工事の進み具合、使った資材の量、天気による遅れ。これらの情報が紙に書かれたまま現場の車の中に置かれていて、事務所の担当者が催促の電話をかける、という光景はよくあるものです。

さらに、写真も別問題です。現場で撮った施工前後の写真は、監督のスマホに溜まっていきます。あとで報告書に貼るために、パソコンに移して、フォルダを整理して、日付を確認して貼り付ける。この一手間が、毎回発生しています。

電話で聞いた話は、誰かが忘れる

紙の日報と並んで多いのが、電話でのやりとりです。「今日は雨で作業を止めた」「資材が足りないから追加で発注してほしい」。こうした連絡は電話一本で済むように見えますが、実際は聞いた人がメモを取り忘れたり、メモを取ってもそのメモをどこかに置き忘れたりします。

伝言ゲームになりやすい現場

現場監督から事務所へ、事務所から発注先へ、という具合に情報が人を経由するたびに、少しずつ内容が変わっていくこともあります。「明日の朝9時に届けてほしい」と伝えたつもりが、発注先には「明日届けてほしい」としか伝わっていない。よくある話です。誰かが悪いわけではなく、口頭でのやりとりには、そういう限界があるだけだと思います。

日報も写真も、スマホ一つで現場から送れたら

もし、現場にいるその場で日報が書けて、写真もその場で報告書に紐づけられたら、事務所に戻ってから机に向かう時間はかなり減ります。監督は現場のスマホやタブレットで入力し、事務所の担当者はリアルタイムで進捗を確認する。電話をかけて「今どうなってる」と聞く必要がなくなります。

資材の発注状況や、現場ごとの人員配置も、同じ画面で見られるようになれば、抜け漏れの確認も楽になります。紙の日報を集めてExcelに打ち直す、という作業自体もなくなります。

Zohoでできること、実際の現場の場面で考えてみる

Zohoには、フォームを作って現場からスマホで入力できるようにする仕組みがあります。日報のフォーマットを一度作っておけば、監督は現場で必要な項目にチェックを入れたり、数字を打ち込んだりするだけで報告が完了します。写真もその場で添付できるので、あとから整理する手間が減ります。

入力された内容は、事務所側でひとつの画面にまとまって表示されます。どの現場が今どういう状況か、資材が届いているか、人数は足りているか。電話をかけなくても、画面を見れば分かる状態を作ることができます。

• 現場の日報をスマホで入力し、事務所にリアルタイムで反映する
• 写真を現場で撮ってそのまま報告書に紐づける
• 資材の発注状況や納期を一覧で確認できるようにする
• 勤怠や人員配置の記録をまとめて管理する

もちろん、すべてを一気に変える必要はありません。まずは日報の入力だけをスマホに切り替えてみる、というところから始めている会社もあります。小さく試して、現場の反応を見ながら広げていくやり方でも十分です。

Zohoなら

紙の日報や電話連絡を完全になくすことがゴールではないと思います。大事なのは、現場と事務所の間で、必要な情報がすれ違わずに伝わることです。Zohoは、日報のフォーム作成や情報の一覧管理といった仕組みを、自社の業務に合わせて組み立てられる点が特徴です。まずは自社の日報フォーマットをフォームに置き換えるだけでも、変化を感じられるかもしれません。どこから手をつければいいか分からない場合は、一度現状の業務の流れを話していただくだけでも構いません。And So株式会社では、大阪を拠点に中小企業のZoho導入を支援しています。まずは話を聞いてみるだけでも、次の一歩が見えてくると思います。