「お客様先の空調設備、保守契約っていつ切れるんでしたっけ」。月末になるとこんな会話が社内で飛び交う会社は少なくありません。担当者の頭の中と、使いかけのエクセル台帳と、ホワイトボードに貼られた付箋。契約更新の情報がいろんな場所に散らばっていて、気づいたときには契約が切れていた、という経験はないでしょうか。設備工事業にとって保守契約は大事な収益の柱です。その更新を取りこぼすのは、本当にもったいない話です。

保守契約の更新管理、何がそんなに難しいのか

空調設備、消防設備、エレベーター、受変電設備。設備工事業が扱う保守契約は、設備の種類も契約期間もお客様ごとにバラバラです。1年契約もあれば3年契約もあります。年1回点検の契約もあれば、四半期ごとの契約もあります。しかも担当エリアごとに営業担当や工事担当が分かれていることが多く、誰が今どの契約を持っているのか、全体を見渡せる人がいないケースもよくあります。契約件数が数十件程度ならまだ記憶でなんとかなります。ですが100件、200件と増えてくると、個人の記憶や勘に頼るのは無理が出てきます。

エクセル台帳と記憶に頼る現場でよく起きること

多くの会社では、契約情報をエクセルの台帳にまとめています。顧客名、設備名、契約開始日、契約終了日、金額。この台帳自体は悪くありません。問題は、更新時期が近づいたときに誰がそれに気づくか、という仕組みがないことです。

よくある場面

• 担当者が異動や退職をして、その人が頭の中で管理していた更新時期の情報が引き継がれないまま契約が切れる
• 台帳はあるが、誰も定期的に見返していないので更新時期が過ぎてから気づく
• 更新の連絡をしようとしたら、お客様がすでに他社と契約を結んでいた
• 紙の契約書はファイリングされているが、ファイルを開かないと期限がわからない

こうしたことが積み重なると、更新できたはずの契約が静かに失われていきます。1件あたりの金額はそこまで大きくなくても、こうした契約が年間の売上の土台を支えていることを考えると、見過ごせない話です。

更新漏れが起きる本当の理由

更新漏れは、担当者の怠慢や不注意が原因だと思われがちです。ですが実際に現場を見ていくと、そうとは言い切れません。そもそも「更新時期が近づいたら知らせてくれる仕組み」が会社の中に存在していないのです。人は忘れる生き物です。忙しい時期が重なれば、優先順位の低い作業は後回しになります。更新連絡の電話一本も、他の現場対応に追われていれば後回しになり、そのまま忘れられてしまいます。これは個人の問題というより、仕組みの問題です。台帳をエクセルで作るところまではできていても、そこから先の「気づかせる」「動かす」部分が抜け落ちていることが多いのです。

Zohoで契約の「次」を見える化する

Zohoを使うと、契約情報と更新のタイミングを一つの場所にまとめることができます。たとえばZoho CRMやZoho Creatorを使えば、顧客ごとの保守契約情報を登録できる仕組みを作れます。契約終了日を入力しておけば、更新時期が近づいたときに担当者へ自動で通知を送る設定も可能です。

具体的にはこんなイメージです

• 契約終了日の2か月前になったら、担当営業にメールやアプリの通知が届く
• 契約の一覧をステージ(未対応、連絡済み、更新確定など)で管理して、誰が見ても進捗がわかるようにする
• 契約書のPDFを同じ画面に添付しておき、金額や条件をすぐに確認できるようにする
• 更新確定後は自動的に次の契約期間が登録され、翌年の管理に引き継がれる

特別なシステムを一から開発する必要はありません。Zohoにもともと用意されている仕組みを組み合わせることで、こうした管理の形を作れます。もちろん、エクセルでも通知機能を工夫すれば近いことはできます。大事なのは、どのツールを使うかより「更新時期を人の記憶に頼らない状態」を作ることです。

Zohoなら

まずは今お使いのエクセル台帳を見直してみるところから始めてもいいかもしれません。契約終了日の列を並び替えて、直近3か月以内に更新時期を迎える契約がどれだけあるか、一度数えてみてください。それだけでも、今の管理の仕方で見落としがないか、感覚的につかめると思います。そのうえで、通知の仕組みや担当者間での情報共有をもう少し楽にしたいと感じたら、Zohoでできることを一度聞いてみていただければと思います。And So株式会社では、大阪を拠点に中小企業のZoho導入をお手伝いしています。大掛かりなシステム導入というより、今ある業務の困りごとを一つずつ整理していく、そんな関わり方を大事にしています。まずは話を聞いてみるだけでも、お気軽にご相談ください。