食品工場では、その日に何をどれだけ作るか、どの機械で作るか、誰が担当するかをまとめた「製造指示書」が欠かせません。多くの現場では、これをExcelで作っているのではないでしょうか。

今回は、食品製造業のお客様で、Excelで運用していた製造指示書をZoho Creatorでアプリ化した事例をご紹介します。新しい業務を足すのではなく、「今のExcelにあるものを、そのまま使いやすくする」ことにこだわって進めました。

Excelの製造指示書で起きていたこと

毎日シートをコピーして作る

お客様の製造指示書は、1か月分のExcelファイルに「1日」〜「31日」のシートを並べる形でした。毎日、前日のシートを見ながら内容を書き換え、印刷して現場に配っていました。

月が変わるたびに新しいファイルを用意する必要があり、どのファイルが最新かを気にしながらの作業になっていました。

商品情報の転記と、手書きのメモ

商品コードを入れると、品名や生地、粉、規格、箱、行き先などが自動で入る仕組みは、Excelのマクロで作られていました。便利な一方で、マクロの範囲外の項目は、毎回手で入力していました。

たとえば「この数量だと何時間かかるか」「何ケースになるか」は、担当者が頭の中で計算して、セルにメモとして書き込んでいました。

マスタを守るための運用

商品の一覧は、誤って書き換えられないように非表示のシートに置かれ、マクロで表示・非表示を切り替える運用でした。仕組みとしては工夫されていますが、管理できる人が限られてしまいます。

今回の方針：Excelにあるものだけをアプリにする

アプリ化の相談では、「せっかくなので、あれもこれも」と機能を足したくなりがちです。今回はあえて、次の方針で進めました。

• Excelの製造指示書に載っている項目は、すべてアプリにする
• Excelに載っていないものは、作らない
• そのうえで、入力や確認の手間を減らす工夫をする

現場が毎日使っているものだからこそ、見慣れた項目や並びを変えすぎないことを優先しました。最初に、Excelのどのセルに何が書かれているか、どこに式やマクロが入っているかを洗い出してから設計しています。

Zoho Creatorで作った仕組み

データの持ち方

1日1枚のシートを、「製造日」を親にして、その下に明細がぶら下がる形に分けました。

• 製造日：日付、全体連絡、来客予定など
• 号機ごとの製造：どの号機で、どの商品を、どれだけ作るか
• 担当：号機ごとの担当者、共通作業の担当者、休みの人
• 仕込みの計画：生地の仕込み順など
• 連絡メモ：戻り品などの申し送り

日付を選ぶだけでその日の製造指示書が開くので、月ごとにファイルを作る必要がなくなりました。

商品を選ぶと、商品情報が自動で入る

Excelのマクロで行っていた自動入力は、Creatorの商品マスタと連動させて再現しました。商品コードだけでなく、品名の一部からも検索して選べるようにしています。

社員番号を入れると氏名が出る

Excelで使われていた「社員番号から氏名を表示する」仕組みも、そのまま残しました。現場では番号で呼び合う運用が定着していたため、入力の方法は変えていません。

印刷はレコードテンプレートで

紙の配布をすぐにゼロにするのではなく、移行期間は印刷も使えるようにしました。Zoho Creatorのレコードテンプレートを使い、今のExcelに近い並びで「全体用」と「号機ごと」の2種類を出せるようにしています。

使いやすくした5つのポイント

1. 全号機をいつも一覧で表示

製造のない号機も含めて、全号機を常に並べて表示しています。予定のない号機には「商品を追加」ボタンだけを出し、1日の全体像がひと目で分かるようにしました。

2. 保存した内容は1行にまとめ、「編集」でいつでも直せる

入力中は項目ごとの入力欄、保存後はExcelの表のような1行の表示に切り替わります。修正したいときは「編集」を押すだけで、入力欄に戻れます。

3. マスタの内容を、その日だけ書き換えられる

商品マスタから入った内容も、その日の指示書の中では自由に書き換えられます。行き先などを日によって変える運用に合わせたものです。変えた内容を商品マスタにも反映したいときは、ボタン1つで更新できます。

4. 前日からコピー

前日の内容をまとめて複製できるボタンを付けました。毎日シートをコピーしていた作業が、ボタン1回で済みます。

5. 担当の重なりと休みを自動でチェック

同じ人が2か所に割り当てられているときや、休みの人を担当に入れたときは、画面の上部に警告を出します。Excelでは目視で確認していた部分です。

進め方で大事にしたこと

動く試作を先に触ってもらう

設計書や画面イメージだけでは、実際の使い心地は伝わりにくいものです。今回は、お客様の実際の商品データを入れた試作を先に作り、触ってもらいながら細かい動きを決めていきました。「全号機を一度に見たい」「保存した後に編集したい」といった要望は、試作を触ったからこそ出てきたものです。

「何が式で、何が手書きか」を確認する

Excelを細かく見ると、自動で計算していると思われていた部分が、実は手書きのメモだったというケースがよくあります。アプリで自動計算にするのか、手入力のまま残すのかは、ひとつずつお客様と確認しながら決めました。

まとめ

製造指示書のアプリ化は、新しい仕組みを入れることよりも、今の運用を崩さずに手間を減らすことが大切です。Zoho Creatorは、マスタ連動やチェック処理、帳票の印刷までを1つのアプリにまとめられるため、Excelで工夫を重ねてきた業務の置き換え先として相性のよいツールだと感じています。

AndSoでは、Zoho CreatorやZoho CRMを使った業務アプリの構築をお手伝いしています。「Excelの運用が限界に近い」「まずは試作を見てから検討したい」といったご相談も、お気軽にお問い合わせください。

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