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Webサイトからのお問い合わせは、フォームで受け付けてメールで日程を調整する、という流れが一般的です。ただ、この方法だと「問い合わせが来る → 担当者が内容を確認する → 候補日を送る → 返信を待つ」と、打ち合わせが決まるまでに何往復ものやり取りが必要になります。

そこで当社では、Zoho SalesIQのチャットボット（Zobot）をWebサイトに設置し、相談の受付から打ち合わせの予約、Zoho CRMへの顧客登録までを自動で行う仕組みを作りました。

この記事では、実際に構築したチャットボットで「どんなことができるのか」を、機能ごとにご紹介します。

Zoho SalesIQとZobotとは

Zoho SalesIQは、Webサイトにチャット窓口を設置できるZohoのサービスです。訪問者がサイト上でどのページを見ているかを確認したり、チャットで直接やり取りしたりできます。

Zobotは、そのSalesIQの中で作れるチャットボットです。ドラッグ＆ドロップで作れるノーコード版のほかに、Zohoの独自言語「Deluge」でプログラムを書いて動きを細かく作り込める版があります。今回は、Zoho BookingsやZoho CRMと細かく連携させたかったため、プログラムで作る方式を選びました。

チャットボットでできること

① サイト訪問時に自動であいさつし、メニューを表示する

訪問者がサイトを開くと、チャットボットからあいさつのメッセージが届き、次のようなメニューがボタンで表示されます。

• Zohoの導入を相談したい
• Zohoで何ができる？
• 費用について知りたい
• 導入事例を見たい

訪問者はボタンを押すだけで知りたい情報にたどり着けるため、文章を考えて入力する手間がありません。「何を聞けばいいか分からない」という方にも、きっかけを作ることができます。

② よくある質問にその場で答える

「Zohoで何ができる？」「費用について知りたい」といった、よくいただく質問には、あらかじめ用意した説明文で即座に回答します。「導入事例を見たい」を選ぶと、事例ページへのリンクをご案内します。

営業時間外や担当者が対応中のときでも、訪問者を待たせることなく基本的な情報をお届けできます。

③ ご相談内容をヒアリングする

「Zohoの導入を相談したい」を選ぶと、チャットボットが順番に質問を行います。

• ご相談の種類（新規導入／今のZohoの活用／他システムからの乗り換え など）
• 会社名
• お名前
• メールアドレス
• 電話番号

ご相談の種類はボタンで選ぶ形にしているので、入力の手間を減らしつつ、社内で扱いやすい形で情報を集められます。メールアドレスと電話番号は入力形式をチェックし、形式が正しくない場合はもう一度入力していただくようにしています。

④ Zoho Bookingsと連携して、打ち合わせをその場で予約する

今回のチャットボットで一番力を入れたのが、この予約機能です。ヒアリングが終わると、そのままチャットの中でオンライン打ち合わせの日時を予約できます。

流れは次のとおりです。

1. 日付のボタンが表示される（翌日から約1か月先までの平日のみ）
2. 日付を選ぶと、その日の空いている開始時間がボタンで表示される
3. 時間を選ぶと、「この日時で予約してよろしいですか？」と確認が表示される
4. 「この日時で予約する」を押すと、Zoho Bookingsに予約が登録される

空き時間は、Zoho Bookingsに登録されている担当者の予定と予約状況から、その都度取得しています。すでに予約が入っている時間は表示されないため、ダブルブッキングの心配がありません。また、時間の候補は30分刻みで、打ち合わせが営業時間内に終わる時間だけを表示するようにしています。

⑤ 間違えても戻れる・迷わない操作設計

チャットでの予約は、操作を間違えたときにやり直しにくいのが課題です。そこで、次のような工夫を入れています。

• 時間を選ぶ画面に「日付を選び直す」ボタンを用意
• 予約前の確認画面に「時間を選び直す」「日付を選び直す」ボタンを用意
• ボタン以外の文字が入力された場合は、もう一度ボタンを表示して選んでいただく
• 選んだ日がすでに予約でいっぱいだった場合は、その旨をお知らせしたうえで、別の日を選んでいただく

予約がいっぱいだったときのお知らせは、ボタンを最小限にして表示しています。たくさんの日付ボタンにお知らせの文章が押し流されて見えなくなる、という問題を防ぐためです。

⑥ Zoho CRMへ自動で顧客登録する

ヒアリングした内容は、Zoho CRMに自動で登録されます。

• 取引先（会社名）
• 連絡先（お名前・メールアドレス・電話番号。取引先とひも付け）
• 見込み客

登録の際は、「同じものがあれば更新、なければ新しく作成する」というZoho CRMの機能（upsert）を使っています。同じ方が2回ご相談いただいた場合や、同じ会社の別の方からご相談いただいた場合でも、データが二重に登録されることはありません。

さらに、予約が完了したタイミングで、連絡先と見込み客に打ち合わせの日時と予約番号を書き込みます。営業担当はCRMを見るだけで、「誰が・どんな相談で・いつ打ち合わせをするのか」が分かります。

⑦ 人を介さず完結する設計

今回のチャットボットは、あえて担当者（人）にはつながない設計にしています。チャットで担当者を呼び出せるようにすると、対応できる人が常に待機していなければならず、かえって訪問者を待たせてしまうことがあるためです。

その代わり、チャットで解決しない内容については、打ち合わせの予約か、お問い合わせページへのご案内で受け付けるようにしています。万が一処理の途中でエラーが起きた場合も、お問い合わせページをご案内して終了するため、訪問者が待たされたままになることはありません。

開発で工夫したポイント

実際に作ってみると、ドキュメントだけでは分からない点がいくつかありました。同じようにZobotを作る方の参考になればと思い、主なものをご紹介します。

1回の処理で外部サービスを呼び出す回数を絞る

最初は、日付のボタンを出す前にZoho Bookingsへ1日ずつ空き状況を問い合わせ、空きのある日だけを表示しようとしました。ところが、問い合わせが数回を超えるとチャットの応答が止まってしまいました。

そこで、日付のボタンは問い合わせをせずに表示し、選ばれた日だけ空き状況を確認する形に変更しました。チャットボットでは「1回の応答で外部サービスを何回呼び出すか」を意識した設計が大切です。

日付や時刻の形式に注意する

Zoho Bookingsに予約を登録する際、日付は「11-Nov-2026」のような英語の月名を使った形式で送る必要があります。日本語の環境では月名が「11月」になってしまうことがあり、そのままでは予約に失敗しました。また、空き時間が「01:30 PM」のような12時間表記で返ってくることもあるため、24時間表記に変換してから扱うようにしています。

訪問者情報の自動更新がチャットに影響することがある

SalesIQには、チャットボットで聞いた名前やメールアドレスを訪問者情報として自動保存する機能があります。便利な機能ですが、今回の構成では、入力されたメールアドレスによってはチャットが途中で切れてしまう現象が起きました。今回は自動保存を使わず、CRMへの登録はボット側で行う形にして解決しています。

SalesIQ側の入力フォームと重複させない

SalesIQのブランド設定には、チャットの開始時に名前やメールアドレスを聞く入力フォームの設定があります。チャットボットでも同じ内容を聞いていたため、名前を2回聞かれる状態になっていました。チャットボットで情報を集める場合は、ブランド側のフォーム項目を外しておくのがおすすめです。

今後の拡張アイデア

Zobotはプログラムで作り込めるため、今回の機能以外にもさまざまな拡張が考えられます。

• 新しい予約が入ったときに、社内のチャットツールへ通知する
• CRMに登録済みの方には、名前などの入力を省略する
• AIを使った自動回答機能（Answer Bot）と組み合わせて、自由入力の質問にも答えられるようにする

業務に合わせて少しずつ育てていけるのも、Zohoで作るチャットボットの魅力です。

まとめ

Zoho SalesIQのチャットボットを使うと、Webサイト上で次のことを自動化できます。

• 訪問者へのあいさつと、よくある質問への回答
• ご相談内容のヒアリング
• Zoho Bookingsと連携した、打ち合わせのリアルタイム予約
• Zoho CRMへの顧客情報の登録（重複なし）

問い合わせから打ち合わせの予約までがチャットの中で完結するため、訪問者にとっては手軽に相談でき、社内にとっては日程調整の手間を大きく減らせます。

当社では、Zoho SalesIQのチャットボット構築をはじめ、Zoho CRMやZoho Bookingsとの連携など、業務に合わせたZohoの導入・カスタマイズをお手伝いしています。「自社のサイトにもこんな仕組みを入れたい」とお考えの方は、お気軽にお問い合わせください。