店舗が2つ、3つと増えてくると、それぞれの数字を追いかけるだけで一日が終わってしまう。そんな経験はないでしょうか。店長から送られてくる売上のメモ、レジのデータ、シフト表。全部バラバラの場所にあって、月末にまとめて見て「あの店、また人が足りてなかったのか」と気づく。多店舗運営には、こういう地味な疲れが積み重なりやすいものです。

売上が店舗ごとに散らばっていく問題

多店舗を運営していると、売上の管理方法が店舗ごとに少しずつ違ってくることがあります。ある店はレジのレポートをそのままFAXしてくる。別の店は店長がExcelに手入力して送ってくる。本部の担当者は、それを一つのファイルにコピーして貼り付けて、ようやく全店舗の数字が見える状態になる。この作業だけで半日かかっている、という話をよく聞きます。

さらに困るのは、数字がそろうまで判断ができないことです。今月、どの店舗が伸びているのか。逆にどこかで急に客数が落ちていないか。それを知りたいのに、月末にならないと全体像が見えない。気づいた頃には、もう手を打つタイミングを過ぎていることもあります。

シフトを組む人の頭の中にしかない情報

スタッフ配置も似たような悩みを抱えがちです。忙しい時間帯に人が足りない店舗があるのに、別の店舗では逆に手が空いている。本部から見ると「調整すればいいのに」と思うのですが、現場では各店長がそれぞれの感覚でシフトを組んでいるため、店舗をまたいだ調整がなかなかできません。

誰がどの曜日に強いのか、誰が新人で研修中なのか。こうした情報は店長の頭の中にしかなく、引き継ぎのときに毎回口頭で説明することになります。担当が変わった瞬間に、その情報がすっと抜けてしまうこともあります。

Zohoで売上を一か所に集めてみる

Zohoには、売上や来客数などのデータを一つの画面に集めて見られる仕組みがあります。たとえば各店舗の日々の売上をシートに入力すると、本部側では店舗ごとの数字を並べて比較できます。紙やFAXでのやり取りを減らし、入力する場所を一つにするだけでも、月末のとりまとめ作業はかなり軽くなります。

数字が集まる場所が一つになると、「今週、A店の客数が落ちている」といった変化にも気づきやすくなります。月末を待たずに動けるようになるのは、地味に見えて大きな違いです。

店舗間の比較がしやすくなる

店舗ごとの数字を並べて見られると、繁忙期の傾向や曜日ごとの違いも見えてきます。感覚で「あの店は土曜が強い」と思っていたことが、実際の数字で裏付けられることもあります。

スタッフの配置を見える形にする

シフトについても、Zohoの各アプリを組み合わせることで、誰がいつどの店舗に入っているかを一覧で見られるようにすることができます。店長個人の記憶に頼っていた情報を、共有できる形に置き換えていくイメージです。

たとえば、経験年数やできる業務をあらかじめ登録しておけば、急な欠員が出たときにも「他店から誰を借りられるか」を本部側から判断しやすくなります。すべてを自動で解決してくれるわけではありませんが、判断のための材料がそろうだけでも、現場の負担は変わってきます。

• 各店舗の売上入力を一つの仕組みにまとめる
• 本部が数字を見るタイミングを月末からリアルタイムに近づける
• スタッフの経験やスキルを記録しておき、店舗間の調整に使う

Zohoなら

すべてを一気に変えなくても大丈夫です。まずは売上入力の方法を一つにまとめてみる。あるいは、シフトの情報を紙のノートからスプレッドシートに移してみる。それだけでも見え方は変わってきます。Zohoにはそうした小さな一歩から始められる機能がいくつもあります。どこから手をつければいいか分からない場合は、まずは話を聞いてみるだけでも構いません。今の運用のどこにZohoが合いそうか、一緒に整理するところからお手伝いできます。