訪問先で手書きしたメモを、事業所に戻ってから専用ソフトに打ち直す。夜勤明けの疲れた頭で、同じ利用者の様子を紙の記録と申し送りノートとパソコンの3つに書く。月末になると、記録の数字と請求の数字が合っているか、電卓を片手に確認する。こうした光景に心当たりがある方は多いのではないでしょうか。今日は、この記録業務の負担を少しずつ軽くする方法について、実際の現場をイメージしながらお話しします。

なぜ介護・福祉の現場は記録に時間を取られるのか

介護や福祉の仕事は、体を動かす仕事だと思われがちです。しかし実際には、記録に費やす時間がかなり多いという声をよく聞きます。バイタルの記録、食事や排泄の様子、支援の内容、家族への報告。ひとつのケアが終わるたびに、それを言葉にして残す作業がついて回ります。しかも記録は一度書いて終わりではありません。介護記録ソフトに入力し、紙の連絡ノートにも書き、月末には請求ソフトにも同じ情報を打ち込む。同じ内容を何度も違う場所に書き写している事業所は、決して珍しくありません。

紙とExcelとシステムが混在する現場でよく見る光景

ある訪問介護の事業所では、ヘルパーが訪問先で紙に記録をつけ、事業所に戻ってからパソコンの記録ソフトに入力していました。訪問件数が多い日は、戻る頃には内容を思い出すのに時間がかかります。別の施設では、利用者の状態変化をExcelの一覧表にまとめていましたが、担当者によって書き方がばらばらで、後から見返す職員が困っていました。さらに、請求業務を担当する事務員は、現場からもらった記録用紙とシステムの入力内容を突き合わせて、数字が合っているか毎月確認する作業に追われています。こうした「同じ情報を何度も扱う手間」が、記録業務を重くしている大きな原因のひとつです。

DXといっても、大がかりなことをする必要はない

DXと聞くと、大きなシステムを導入して業務を全部変える、というイメージを持つ方がいます。しかし介護・福祉の現場で最初にやるべきことは、もっと地味で小さなことです。例えば、記録をその場でスマートフォンから入力できるようにするだけでも、事業所に戻ってからの入力作業がなくなります。あるいは、記録の項目をあらかじめフォームとして決めておくことで、職員による書き方のばらつきを減らせます。全部を一気に変えようとせず、今いちばん負担になっている一箇所から手をつけてみる。それくらいの気持ちで十分です。

Zohoで記録業務を軽くするとはどういうことか

その場で入力し、二度書きをなくす

Zoho Formsのようなフォーム作成の仕組みを使うと、訪問先や施設内でスマートフォンやタブレットから記録を入力できます。項目があらかじめ決まっているので、入力する側も何を書けばいいか迷いません。事業所に戻ってからパソコンに打ち直す作業がなくなるだけで、1日の負担はかなり変わってきます。

記録と請求をひとつの流れにする

Zoho Creatorのような仕組みを使うと、記録の内容をもとに請求に必要な情報を自動的にまとめることもできます。記録と請求が別々のシステムで動いていると、月末に数字を突き合わせる作業が発生します。この二つがひとつの流れでつながっていれば、その突き合わせの手間自体を減らせます。

情報を一箇所にまとめる

利用者ごとの情報が、紙のファイル、Excel、専用ソフトとバラバラに存在していると、必要なときにどこを見ればいいか分からなくなります。Zohoでは利用者情報や支援内容を一つの場所にまとめて管理できるため、担当者が変わっても、必要な情報を探す時間が減ります。個人情報を扱う業種だからこそ、アクセス権限を細かく設定できる点も安心材料になります。

Zohoなら

ここまで紹介した内容は、どれも小さな一歩から試せるものばかりです。今使っている紙の記録用紙を眺めて、「この項目、本当は毎回同じことを書いているな」と思う部分があれば、そこがフォーム化の候補になります。Zoho Formsは無料から試せる範囲もあるので、まずは自社の記録のひとつをフォームに置き換えてみるだけでも、変化を感じられるはずです。もし「どこから手をつければいいか分からない」「うちの業務に合う形が想像できない」ということであれば、And So株式会社にお気軽にお声がけください。大がかりな導入を前提とせず、まずは今の記録業務のやり方を一緒に眺めるところから始められます。話を聞いてみるだけでも、次の一歩が見えてくるかもしれません。