出席簿は紙、月謝の管理はExcel、保護者への連絡はLINEと電話が入り混じる。生徒が増えるほど、どこに何を書いたか分からなくなる。振替授業の調整を電話で受けて、それをノートに書き写して、また別の表に転記する。そんな毎日を送っている塾長さん、スクール運営者の方は多いのではないでしょうか。今日はその困りごとを、Zohoでどう整理できるか一緒に考えてみたいと思います。

生徒情報があちこちに散らばっている

新規入塾の申込書を紙で受け取り、それを見ながらExcelの生徒名簿に入力する。出席は別のノートにつける。月謝の入金確認は通帳とにらめっこ。テストの点数はまた別のファイル。こうなると、ある生徒について何かを確認したいとき、3つも4つも資料を開くことになります。

特に困るのは、複数の先生やスタッフで塾を回している場合です。誰かが電話で聞いた振替希望を、共有ノートに書き忘れると、その情報は永遠に埋もれてしまいます。生徒本人や保護者から「言いましたよね」と言われて、冷や汗をかいた経験がある方もいるかもしれません。

保護者連絡がLINEと電話と連絡帳に分裂している

今の保護者対応は本当に多岐にわたります。連絡帳でやり取りする家庭もあれば、LINEでないと返事が来ない家庭もある。急な休講連絡は電話が一番早いという判断もあるでしょう。それ自体は悪いことではないのですが、問題は「誰が」「どの手段で」「何を伝えたか」が、担当者の頭の中にしか残らないことです。

担当の先生が休んだ日に、代わりに電話を受けたスタッフが「その件、聞いていません」となる。これは連絡の手段が悪いのではなく、記録が一箇所に残っていないことが原因です。連絡した事実と内容を、誰でも見られる場所に残しておければ、こうしたすれ違いはかなり減らせます。

生徒管理と連絡をひとつの場所にまとめる

Zohoには顧客管理の仕組みである「Zoho CRM」があります。もともとは営業向けの道具ですが、考え方を少し変えれば、生徒一人ひとりの情報をまとめて管理する台帳として使えます。

生徒台帳をひとつにする

入塾申込のフォームから入力された情報が、そのまま生徒データとして登録される仕組みを作れます。名前、連絡先、受講コース、担当講師、これまでのやり取りの履歴が、ひとつの画面で確認できるようになります。紙の申込書をExcelに手打ちする作業も減らせます。

連絡の記録を残す

電話をした、LINEで送った、対面で話した。そうした連絡の履歴を生徒ごとのページにメモとして残していけます。担当が変わっても、過去の経緯を見れば状況がすぐ分かります。「言った言わない」を減らすための、いちばん地味だけれど効果のある工夫だと思います。

出欠や月謝もつなげて考える

Zohoには表計算やフォームの仕組みもあるので、出欠状況や月謝の入金状況を、生徒データと紐づけて管理することもできます。すべてを一気にやろうとせず、まずは生徒名簿の統一から始める、というやり方でも十分です。

小さく始めるという選択肢

こういう話をすると「うちの塾でそこまでできるのか」と不安になる方もいらっしゃると思います。実際、いきなり全部を電子化する必要はありません。まずは入塾申込のフォームだけをオンライン化してみる。次に生徒名簿を一箇所にまとめてみる。それだけでも、紙とExcelを行き来する手間はかなり減ります。

大事なのは、完璧な仕組みを最初から作ろうとしないことです。今困っている部分をひとつだけ選んで、そこから手をつけてみる。その積み重ねで、気づけば全体が整理されていた、というのがちょうどいいペースだと感じています。

Zohoなら

Zohoは生徒管理と保護者連絡をひとつの場所でつなげて考えることができるサービスです。無料で試せる範囲もありますので、まずはご自身の塾やスクールで、生徒名簿の管理からどんな形にできそうか、触ってみるのも一つの手だと思います。もし「うちの場合はどこから手をつければいいか分からない」ということであれば、私たちAnd Soにも一度お話をお聞かせください。すぐに導入をお勧めするわけではなく、今の困りごとを整理するところから、一緒に考えさせていただければと思っています。