「あのスタッフさん、今どこの現場に入ってたっけ」。コーディネーターがそう言いながら、Excelの台帳とホワイトボードと自分の記憶を行ったり来たりする。そんな光景に心当たりはないでしょうか。スタッフの稼働状況も、企業からの依頼案件も、それぞれ別の場所で管理していて、突き合わせるのは結局人間の頭の中。忙しい時期ほど、この綱渡りがしんどくなります。

スタッフ台帳がExcelとホワイトボードに散らばっている

人材派遣の現場でよく見るのは、こんな状態です。スタッフの基本情報とスキルはExcelの台帳に。稼働中の案件はホワイトボードに手書きで。給与計算のための勤怠は、また別のシステムか紙のタイムカードで。同じスタッフの名前が、少なくとも3つの場所に別々に存在しています。

新しい依頼が来たとき、コーディネーターは「誰が空いているか」を調べるために、まずホワイトボードを見て、次にExcelでスキルを確認して、それでも不安なら本人に電話をかけて確認する。この一連の動きに、毎回それなりの時間がかかっています。

「あの人、今どこで働いてたっけ」が生まれる瞬間

情報が散らばっていると、こんな場面が起きやすくなります。担当者が休みの日に、別のスタッフが同じ人を別の現場にも紹介してしまう。契約が終わっているはずのスタッフに、うっかり新しい案件を打診してしまう。台帳の更新が後回しになっていて、実際の稼働状況とズレている。

誰かのミスというより、情報がバラバラに置かれていれば自然と起きることです。担当者が一人で抱えている限られた記憶に、会社全体の運用が頼ってしまっている状態とも言えます。

案件とスタッフのマッチングは勘と記憶に頼りがち

マッチングの精度は、情報の見やすさに大きく左右されます。スキル、経験、希望条件、稼働可能な時期。これらが一つの画面でパッと見られるなら、候補者を絞り込むのはそれほど難しくありません。

ですが実際には「たしかこの人は経理の経験があったはず」という記憶を頼りに探し始め、Excelで検索をかけて、見つからなければ電話で確認する。ベテランのコーディネーターほど勘が鋭いので何とかなってしまいますが、その人が休んだ日や辞めた後は、途端に業務が回らなくなります。

情報を一つにまとめると、現場はこう変わる

スタッフの情報と案件の情報を同じ場所に置くと、探す手間そのものが減ります。案件の条件を入力すれば、条件に近いスタッフの一覧がすぐに出てくる。稼働状況もリアルタイムで反映されるので、「もう別の現場に入っている人」を誤って紹介する心配も減ります。

担当者が変わっても、画面を見れば経緯がわかる状態になるのも大きいところです。属人化していた業務が、誰でも引き継げる形に近づいていきます。

Zohoなら

ZohoにはCRMという顧客管理の仕組みがあり、これをスタッフ管理と案件管理の両方に使っている派遣会社もあります。スタッフの情報、案件の条件、これまでのやり取りを同じデータベースの中に置いておけるので、探す手間や確認の電話が減っていきます。

もちろん、いきなり大きく仕組みを変える必要はありません。まずは今使っているExcelの項目を見直して、どの情報を一つにまとめたいか、社内で話してみるだけでも整理が進みます。その上で、Zohoで具体的に何ができそうか気になったら、一度話を聞いてみるだけでも構いません。And Soでは、大阪の中小企業を中心に、こうした現場の困りごとに合わせたZoho導入のお手伝いをしています。