Zoho CRMの契約直後、多くの方が最初にやるのは「とりあえず顧客データをインポートしてみる」です。

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気持ちは分かります。ただ、これは順番としては最後です。初期設定には決められた順番があり、しかも一部の項目は後から変更できません。

たとえば基準通貨。公式ヘルプには「基準通貨を後から変更することはできません」と明記されています。複数通貨の設定も、一度有効にすると無効に戻せません。階層設定にいたっては、ユーザーを招待する前に決めておくよう公式が指示しています。

この記事では、Zoho CRMの公式ガイドに沿った初期設定の6ステップを解説し、あわせて「あとで変えればいい」が通用しない項目を整理します。

※仕様は変更されることがあります。本記事は2026年11月時点の公式ヘルプの情報をもとにしています。

初期設定には順番がある

まず全体像です。公式の管理者向けガイドでは、次の6ステップが提示されています。

順番	ステップ	設定場所
1	組織の設定	設定 → 一般 → 組織設定
2	役職と権限の設定	設定 → セキュリティ管理 → 役職と共有／権限
3	チームの招待	設定 → 一般 → ユーザー
4	商談パイプラインのカスタマイズ	設定 → カスタマイズ → タブと項目
5	メールアカウントの連携	設定 → チャネル → メール
6	データのインポート	各タブから実行

この順番には意味があります。組織の土台を決めてから、箱（役職・権限）を作り、人を入れ、業務の形を整え、最後にデータを流し込む という流れです。

逆をやると何が起きるか。先にユーザーを招待してから階層設定を変える、先にデータをインポートしてから項目設計をやり直す。どちらも作業のやり直しが発生します。

なお、設定はすべて管理者権限が必要です。全プランで利用できますが、一部の設定は上位プランに限られます。

ステップ1：組織の設定

ここがいちばん重要です。そして、後戻りしづらい項目が集中しています。

組織情報とロゴ

［設定］→［一般］→［組織設定］→［組織情報］タブから、組織名、住所、電話番号、Webサイトを入力します。

ロゴは画面左上のZoho CRMロゴを自社のものに差し替えられます。仕様は次の通りです。

• ファイルサイズ：20KB以下
• 推奨サイズ：190×65ピクセル
• 形式：jpg、png、gif

20KBはかなり厳しい制約です。ロゴ画像を用意する段階で圧縮まで済ませておいてください。

アクセスURL

CRMへのアクセスURLを変更できます。制約は次の通りです。

• 4〜30文字
• 半角英字を含むこと
• アンダースコア以外の特殊文字は使用不可
• 英数字で始まること

タイムゾーン

「地域情報」セクションで設定します。これは表示上の問題にとどまりません。組織共通のタイムゾーンは、ワークフロールールの「1日」の計算基準になります。

初期値のまま米国時間で運用すると、「毎日◯時に実行」という自動処理が意図しない時刻に動きます。最初に日本時間へ変更してください。

通貨：後から変更できない

ここが最大の注意点です。

基準通貨は、組織アカウント登録時の通貨単位が提案されます。初期値は米ドルです。そして公式ヘルプには、はっきりこう書かれています。

基準通貨を後から変更することはできません。

（どうしても必要な場合に備えて、システム側での公式な変更手段は用意されているとの記載もありますが、通常の操作で変えられるものではないと理解してください。）

基準通貨は、見積書、請求書、キャンペーンなど、金額項目全体に適用されます。日本円で運用するなら、何よりも先にここを設定してください。

複数通貨についても制約があります。

• 利用できるのは有料プランのみ（無料プランでは使えない）
• 基準通貨以外を追加すると複数通貨の設定が有効になり、一度有効にすると後から無効にできない
• 追加した通貨は無効化できるが、削除はできない
• 有効にできる通貨は最大10件
• 無料プランにダウングレードすると、追加していた通貨はすべて無効になる

為替レートは、通貨を追加する際に自動更新か手動更新かを選べます。自動の場合、ライブ更新（約30分ごと）と日次更新（組織のタイムゾーンに基づき指定時刻に1回）から選択できます。

海外取引の予定がないなら、複数通貨は有効にしないほうが安全です。

会計年度

会計年度の開始月が1月でない場合は、［会計年度］タブの「会計年度の管理」から開始月を設定します。

日本企業は4月開始が多いため、ほぼ必ず変更が必要な項目です。これを放置すると、売上予測やレポートの集計期間が実態とずれます。

階層設定：ユーザー招待より先に

［階層設定］タブで、「役職による階層」か「直属の上司による階層」かを選びます。

そして公式ガイドには、こう注記されています。

ユーザーの招待と役職の作成より前に行います。

階層設定は、誰が誰のデータを見られるかという可視性の土台です。あとから切り替えると、権限の設計をやり直すことになります。ステップ2・3に進む前に、必ずここを確定させてください。

ステップ2：役職と権限の設定

Zoho CRMには「役職」と「権限」という2つの概念があり、混同しやすいので整理します。

• 役職（Role）：組織図上の位置。誰のデータが見えるかを決める
• 権限（Profile）：操作の許可範囲。何ができるかを決める

部長と課長は役職が違いますが、操作できることは同じかもしれません。逆に、同じ役職でも営業と事務では触れる機能が違うことがあります。この2軸を分けて設計します。

設定手順

［設定］→［セキュリティ管理］→［役職と共有］から、標準の役職名を自社に合わせて変更します。新しい役職を作る場合は「新しい役職」で名前を入力し、「上司」で親の役職を指定します。

権限は［設定］→［セキュリティ管理］→［権限］から確認します。標準の権限をそのまま使うこともできますが、「商談の削除を不可にする」といったカスタマイズが可能です。新しい権限を作る場合は、複製元を選んでから許可内容を指定します。

実務での考え方

最初から細かく作り込まないことをおすすめします。役職も権限も、運用が始まってから「この人にはここまで見せたい」という要望が出てきます。

初期段階では「管理者」「標準」の2種類から始めて、必要になったタイミングで分岐させるほうが、結果的に整理されたものになります。

ステップ3：チームの招待

［設定］→［一般］→［ユーザー］から「+ 新しいユーザー」をクリックし、メールアドレス、姓、名を入力します。そのうえで役職と権限（管理者または標準）を割り当てて保存すると、招待メールが送信されます。

人数が多い場合は、CSVファイルでの一括インポートも可能です。

特権管理者について知っておく

組織設定には「特権管理者」という項目があります。決済や請求に関する連絡窓口となるユーザーで、初期設定の管理者権限を持つ有効なユーザーの中から選択します。

押さえておくべき点が2つあります。

• 特権管理者を変更できるのは、現在の特権管理者だけ
• ユーザーを削除できるのも特権管理者のみ

退職や担当変更で特権管理者が不在になると、面倒なことになります。誰を特権管理者にするか、引き継ぎ時にどう移管するかは、最初に決めておいてください。

ステップ4：商談パイプラインのカスタマイズ

［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］から「商談」タブの［…］アイコンをクリックし、「ステージと確度の関連付け」を選択します。

ここでは次のことを行います。

• ステージ名の変更、並べ替え、追加・削除
• 各ステージの確度（%） の設定

確度の意味

確度は単なる目安ではありません。売上予測の計算に使われます。

「提案中＝40%、見積提出＝60%」と設定すると、各商談の金額に確度を掛けた値が予測として積み上がります。実態と乖離した数値を入れると、予測レポートが使い物にならなくなります。

自社の過去の受注率を踏まえて設定するのが理想ですが、データがない場合は運用しながら調整する前提で、まずは素直な数字を入れておいてください。

ステージ設計のコツ

ステージは、「誰が見ても判定が揺れない基準」 で切ります。

「検討中」のような主観的なステージを置くと、担当者ごとに運用がばらつきます。「見積を提出した」「稟議に上がった」のように、事実で判定できる名前にすると、データの信頼性が上がります。

なお、スタンダードプランではパイプラインを最大5件まで作成できます。事業部ごとに営業プロセスが異なる場合は、この数を意識してください。

ステップ5：メールアカウントの連携

［設定］→［チャネル］→［メール］→［メール設定］から「利用を開始する」をクリックし、メールサービスを選択します。

対応しているのは次のサービスです。

• Zoho Mail
• Gmail
• Microsoft 365
• IMAP／POP3

重要な注意点

公式ヘルプに明記されていますが、これは個人アカウントの設定です。各ユーザーが自分で実施する必要があります。

管理者が全員分をまとめて設定することはできません。導入時の説明会やマニュアルに、この作業を必ず含めてください。「メールが同期されない」という問い合わせの大半は、ここが未設定であることが原因です。

組織単位でのメール設定については、別の仕組みが用意されています。

ステップ6：データのインポート

最後にデータを入れます。

左メニューから対象のタブ（見込み客、連絡先など）に移動し、インポートを実行します。データがまだない場合はインポートボタンが表示され、既にデータがある場合は作成ボタン横の矢印から「インポート」を選択します。

手順は次の通りです。

1. CSVまたはXLSX形式のファイルをアップロード
2. 重複データをスキップするかどうかを選択
3. ファイルの列とZoho CRMの項目を関連付ける（自動で候補が提示される）
4. 「インポートする」をクリック

SalesforceやHubSpotなど他のCRMからの移行には、専用のデータ移行ツールが利用できます。

インポート前に必ずやること

項目のカスタマイズを先に終わらせてください。

インポート画面では、CSVの列とCRMの項目を紐づけます。このとき、受け皿となるカスタム項目が存在しなければ、そのデータは取り込めません。

よくある失敗は、標準項目だけで一度インポートしてしまい、あとから「この列も必要だった」と気づくパターンです。重複データが発生し、整理に時間を取られます。

本番データを入れる前に、少数のテストデータで一度インポートを試す ことを強くおすすめします。

忘れられがちな「営業時間」の設定

6ステップには含まれていませんが、早い段階で設定しておきたいのが営業時間です。

［設定］→［一般］→［組織設定］→［営業時間］から設定します。

設定できること

• 営業時間：24時間×週7日、24時間×週5日、または曜日・時間帯の個別指定。週の開始日も選べる
• シフト：タイムゾーンや勤務時間帯ごとに作成してユーザーに割り当てる。組織全体で最大50件、休憩時間は1シフトに最大2回
• 休日リスト：組織全体の休日と、特定シフトの休日を設定。一部の国では自動入力が可能
• カレンダーの対応不可設定：指定時間帯を対応不可にし、予定作成時に通知する

どこに影響するか

設定しておくと、次の動作が変わります。

• 対応不可日や休日に予定を入れようとすると、別日への変更を促す通知が出る
• 予定・タスクの繰り返しで、週末や休日をスキップして次の営業日に設定できる
• ワークフロールールの実行タイミングを、営業日数・営業時間数で指定できる
• ブループリントの遷移タスクの期限を、営業日基準で設定できる

特に3つ目が効きます。「3日後にフォロー」という自動処理を組んだとき、営業時間を設定していなければ土日もカウントされます。実態に合わせるなら、ワークフローを組む前に営業時間を入れておく必要があります。

週の開始日の設定も見落とされがちです。これは「今週」「来週」「先週」というデータ期間の基準になるため、レポートの集計結果に直結します。

後から変更できない・しづらい項目まとめ

初期設定で特に慎重になるべき項目を、改めて整理します。

項目	制約
基準通貨	原則として後から変更できない
複数通貨の有効化	一度有効にすると無効に戻せない
追加した通貨	無効化はできるが削除はできない（最大10件）
階層設定	ユーザー招待・役職作成より前に決める必要がある
特権管理者	変更できるのは現在の特権管理者のみ

このうち通貨まわりは、日本国内だけで使うなら「基準通貨を日本円にして、他の通貨は追加しない」が正解です。将来の海外展開を見込んで先に複数通貨を有効にする、という判断は、戻せないことを理解したうえで行ってください。

初期設定の前に決めておきたい「設計」の話

ここまでは操作手順の話でした。最後に、画面を触る前に決めておくべきことを挙げます。

誰が、何を、いつ入力するか

CRM導入の失敗は、機能ではなくここに起因します。

「商談はいつ作るのか」「ステージはいつ動かすのか」「失注理由は必須にするのか」。これを決めずに項目だけ用意すると、入力されないか、人によってバラバラの粒度で入力されます。

最初から項目を増やしすぎない

将来使うかもしれない項目を先回りして作ると、入力画面が長くなり、現場の負担になります。使われない項目は、データの質を下げるだけです。

まずは最小限で始めて、「この情報も残したい」という声が出てから足すほうが、定着します。

既存データの棚卸しを先に済ませる

インポートするデータが重複していたり、表記が揺れていたりすると、そのままCRMに持ち込まれます。「株式会社」と「(株)」が混在した状態で入れると、あとから名寄せに苦労します。

CSVの段階で整形しておくほうが、圧倒的に楽です。

まとめ

• 初期設定は6ステップ。組織設定 → 役職と権限 → ユーザー招待 → パイプライン → メール連携 → データインポートの順
• 基準通貨は後から変更できない。 日本円で運用するなら最初に設定する
• 複数通貨は一度有効にすると無効に戻せない。国内利用のみなら有効にしない
• 階層設定はユーザー招待より前に。 公式ガイドにも明記されている
• タイムゾーンはワークフローの「1日」の計算基準になる。初期値のままにしない
• 会計年度は4月開始なら必ず変更する
• 商談ステージの確度は売上予測の計算に使われる。実態に合わせる
• メール連携は各ユーザーが自分で設定する必要がある。導入時の案内に含める
• 営業時間を設定しておくと、ワークフローを営業日基準で動かせる
• データインポートは最後。項目設計を終えてから、テストデータで試してから本番

初期設定は地味な作業ですが、ここで決めたことが運用の土台になります。特に通貨と階層設定は、後から直せない、あるいは直すのに大きな手戻りが発生する項目です。

AndSoでは、Zoho CRMの初期設計・構築から、既存データの移行、Delugeやウィジェットを使った独自機能の開発までを承っています。

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