校正のやり取りをしていると、気づけばメールが10往復以上になっていることがあります。「先ほどの修正版です」「こちらが最新です」というメールが続き、どれが本当に最新なのか分からなくなる。版下データはサーバーのどこかにあるはずなのに、ファイル名が似ていて見つからない。これは印刷業に関わる方なら、一度は経験している光景ではないでしょうか。

校正のやり取りが、いつの間にか迷路になっている

お客様から「ここを直してほしい」と連絡が来る。担当者がメールに手直しの指示を書いて、デザイナーに転送する。デザイナーが修正したPDFを添付して送り返す。それをお客様に転送する。この繰り返しが3回、4回と続くと、誰が何を直したのか、どこまで確認が取れているのか、担当者の頭の中だけに情報が積み重なっていきます。 担当者が休みの日に「あの件どうなってる」と聞かれても、他の人はメールを遡らないと分かりません。メールボックスを検索しても、件名が「Re:Re:Re:見積の件」のままだったりして、目当てのやり取りがすぐに出てこないこともあります。

「最新版」がどれか分からなくなる瞬間

特に困るのが、修正が細かく続いたときです。「3案の2校目」「表紙だけ直した版」「色校正後の最終版」など、似た名前のファイルが増えていきます。お客様側でも「前に送ったのはこれで合っていますか」と確認の連絡が入ることがあり、確認のための確認が発生してしまいます。

現場でよくあるやり取りの例

• お客様「ロゴの位置を右に5ミリ動かしてください」とメールで連絡
• 担当者がその内容をコピーしてデザイナーへ転送
• デザイナーが修正版を作成し、担当者経由でお客様へ送付
• お客様「これで大丈夫です」と返信が来るが、どのメールへの返信か分かりにくい

この一連の流れが、口頭やチャットでも並行して起きていると、記録がさらにばらばらになります。

版下データはどこにあるか、探す時間がもったいない

校正が終わって印刷に進む段階で、「あのときの最終データはどこだっけ」と探し回ることがあります。サーバーのフォルダに入っているはずなのに、担当者ごとに保存の仕方が違っていて、フォルダの階層をたどるだけで時間がかかってしまう。外部のデザイナーに依頼している場合は、データのやり取りがメールの添付ファイルだけになっていて、容量の大きいファイルが送れずに困ることもあります。 データが見つからないと、印刷のスケジュールにも影響します。納期が近いのに、最終版がどれか確定できず、確認のために関係者へ一斉に連絡を取る、という場面も少なくありません。

Zohoで校正と版下データをひとつにまとめる、という考え方

こうした困りごとに対して、Zohoでは校正のやり取りとファイルの管理を、ひとつの場所に集める使い方ができます。たとえばZoho Projectsのようなツールを使うと、案件ごとにタスクを作り、そこにコメントやファイルをまとめて残すことができます。お客様からの修正依頼も、メールをそのまま貼り付けたり、コメントとして書き込んだりすれば、同じ場所に履歴として残ります。 版下データについても、Zoho WorkDriveのようなオンラインの保存場所を使えば、フォルダをひとつ決めておき、そこに常に最新版を置くという運用ができます。ファイル名に「最終」と書かなくても、更新日時や履歴が自動で残るので、どれが最新かで迷う場面が減ります。

まずは自社でできることから

大きなシステムを一気に導入する必要はありません。まずは「校正のやり取りは必ずこのツールに書く」「データはこのフォルダだけに置く」というルールを、社内で決めてみるところから始められます。ルールを決めるだけでも、メールを何往復もする手間は減っていきます。

Zohoなら

Zohoには、校正のやり取りを一元化するツールや、ファイルを整理して残すツールがいくつかあります。どれを組み合わせるかは、会社の規模や今のやり方によって変わってきます。まずは今のメールのやり取りを見直して、どこで情報が散らばっているかを整理してみるだけでも、次の一歩が見えてくるかもしれません。もし自社での整理が難しいと感じましたら、私たちAnd Soにまずは話を聞いてみるだけでも大丈夫です！今の困りごとを一緒に見ながら、無理のない範囲でできることを考えていきたいと思っています。