月末になると見積書の山と格闘している。前回作ったファイルを探し出して、会社名や単価を一つずつ書き換える。数字を打ち間違えていないか、送る前に何度も見返す。気づけば一件の見積書に30分以上かかっている。そんな時間の使い方に、心当たりのある方は多いのではないでしょうか。

見積書作成にこんなに時間がかかる理由

見積書がなかなか早く作れない理由は、たいてい似ています。過去のファイルをコピーして使い回している、担当者ごとに書式がバラバラ、商品名や単価をその都度手入力している。この3つが重なると、1件の見積書に想像以上の時間がかかります。

さらに困るのが、担当者が違うと見積書の見た目まで変わってしまうことです。ある担当者は表形式、別の担当者は文章形式で単価を書く。取引先から見れば「同じ会社なのに書式が違う」という印象になりかねません。作る側も、毎回どのファイルを元にすればいいのか迷ってしまいます。

テンプレートを作るだけで変わること

まず手をつけやすいのが、見積書のテンプレートを1つに決めることです。会社のロゴ、宛名の位置、消費税の計算方法、備考欄の書き方。こうした部分を統一するだけで、誰が作っても同じ見た目の見積書になります。

テンプレートがあれば、新しく入った担当者に「前任者のファイルを探して、真似して作って」と教える必要もなくなります。迷う時間が減るぶん、実際の作業時間も短くなります。

紙やExcelでもできる第一歩

専用のシステムを入れなくても、Excelやスプレッドシートで共通のテンプレートを作るだけで、ある程度の改善は見込めます。まずは自社の見積書を1つに揃えることから始めてみるのも、無理のないやり方だと思います。

自動化でさらに手が離れる部分

テンプレートを整えたら、次は「入力の手間」に目を向けてみます。よくあるのが、商品マスタから単価をコピーして貼り付ける作業や、消費税を毎回電卓で計算する作業です。こうした部分は、システムの力を借りることで手を離せる場合があります。

たとえば、商品名を選ぶと単価が自動で入る仕組みがあれば、単価の打ち間違いはほぼなくなります。数量を入れれば合計金額と消費税が自動で計算される仕組みも、ミスを防ぐうえで役立ちます。さらに、見積書を作った時点で承認者にメールが飛ぶようにしておけば、「上司に確認をお願いします」と声をかける手間も省けます。

営業担当が外出先から作れる場合も

クラウド上で見積書を作れる仕組みがあれば、営業担当が訪問先でスマートフォンから見積書を作成し、その場でお客様に見せる、といった使い方もできます。会社に戻ってからパソコンで作り直す必要がなくなるので、対応のスピードも上がります。

「うちには無理」と思う前に試せること

「システムを入れるほどの規模じゃない」「専任の担当者がいないから難しい」と感じる方も多いと思います。ただ、いきなり大がかりな仕組みを導入する必要はありません。

• まずは見積書のテンプレートを1つに決めてみる
• よく使う商品や単価を一覧にまとめておく
• 消費税や合計金額の計算式をExcelに組み込んでおく

この3つだけでも、見積書作成にかかる時間はある程度短くなります。そのうえで「もっと手間を減らしたい」と感じたときに、自動化の仕組みを検討する、という順番で構わないと思います。

Zohoなら

ここまで紹介したテンプレート化と自動化は、Zohoのようなクラウドサービスを使うと、より手間をかけずに実現できます。商品マスタと連動して単価が自動で入る、承認フローをメールで通知する、外出先からスマートフォンで見積書を作る。こうしたことが、専門的な知識がなくても設定できるようになっています。

とはいえ、まずは自社で見積書のテンプレートを1つに揃えてみるだけでも、変化は感じられるはずです。そのうえで「もう少し手間を減らしたいけれど、何から始めればいいかわからない」という段階になったら、一度お話を聞かせてください。大阪を拠点に、中小企業のDXを支援しているAnd So株式会社では、まずは現状の見積書作成の流れを聞くところから、一緒に考えることができます。