先月の展示会で交換した名刺、まだ机の上に積まれたままかもしれません。名刺入れには何百枚もの名刺が詰まっているのに、いざ「あの会社、前に話したことあったよね」となると、誰も思い出せない。担当者の引き出しの中だけで眠っている名刺は、実はけっこう多いのではないでしょうか。

名刺入れの中で眠っている顧客情報

展示会で交換した名刺、紹介で受け取った名刺、取引先の担当者が変わるたびに増えていく名刺。整理しなければと思いながら、結局そのまま引き出しにしまい込んでしまう。よくある光景です。 中には、Excelに手入力している会社もあります。ただそれも、担当者ごとに別々のファイルで管理していて、誰がどの会社と接点を持っているのか、社内で共有されていないことが多いです。同じ会社に、営業担当が知らないうちに二人からアプローチしてしまう。そんな話も珍しくありません。

なぜ「資産」にならないのか

名刺そのものは、ただの紙です。資産になるのは、そこに書かれた情報がきちんと使われたときです。ところが多くの現場では、名刺交換した本人しか、その情報を持っていません。 担当者が異動したり退職したりすると、その人が知っていた顧客情報も一緒にいなくなってしまいます。数年前に商談があった会社なのに、新しい担当者は「初めまして」から始めることになる。せっかく積み上げた関係が、引き出しの中の名刺とともに埃をかぶってしまうのです。

眠っている名刺を活かすための小さな一歩

大がかりな仕組みを入れる前に、できることは意外とあります。まずは名刺をデータにして、誰でも見られる場所に置いてみる。それだけでも、社内で「この会社、前に話したことある」と気づける人が増えます。

• 名刺交換した日、話した内容を一言メモしておく
• 会社名で検索すれば、過去のやり取りが分かる状態にしておく
• 担当者が変わっても、引き継ぎ資料として残しておく

難しいことをする必要はありません。まずは「探せば見つかる」状態にすることが、資産化の第一歩です。

営業に活かすとはどういうことか

情報が探せる状態になると、営業のやり方も変わってきます。例えば、半年前に展示会で名刺交換した相手がいたとします。そのとき「導入は来年度以降に検討」と話していたとしたら、その時期が近づいたタイミングで連絡できます。 担当者が異動しても、記録が残っていれば「以前、御社の田中様とお話しした件で」と引き継げます。相手にとっても、一から説明し直す手間が省けます。 展示会で交換した名刺を、その日のうちにデータにしておくだけでも違いが出ます。翌週にはもう記憶が薄れてしまいますが、記録が残っていれば「この会社は業務効率化に興味があった」とすぐ振り返れます。そこから提案につながることもあります。

Zohoなら

Zoho CRMには、名刺を写真で撮ると情報を読み取って顧客データとして登録できる機能があります。手入力の手間を減らしながら、名刺の情報を社内で共有できる状態に近づけられます。 ただ、いきなりシステムを入れなくても、まずは社内で「名刺はデータにして共有する」というルールを決めてみるだけでも変化はあります。Excelでも構いません。大事なのは、情報が個人の中で終わらないようにすることです。 それでも「うちの場合、どこから手をつけたらいいか分からない」という声もよく聞きます。そんなときは、まずは話を聞いてみるだけでも構いません。今の運用のまま活かせる部分もあれば、少し工夫すれば変わる部分も見えてくるはずです。And So株式会社ではそういった相談もお受けしております。お気軽にお問合せくださいませ。