毎月月末になると、経理の担当者が同じ数字を3つのエクセルファイルに手で打ち込んでいる。見積書を作るたびに、紙の資料をめくって単価を探している。そんな光景に、心当たりはないでしょうか。何とかしたいと思いつつ、新しいツールを入れるお金も時間もない。そう感じている経営者や担当者は少なくありません。今日は、そんな悩みを後押ししてくれる「AI・デジタル化導入補助金」について、できるだけかみ砕いてお話しします。

AI・デジタル化導入補助金とは、道具を買うお金の一部を助けてもらえる制度

AI・デジタル化導入補助金は、業務で使うITツールを導入するときに、その費用の一部を国が負担してくれる制度です。会計ソフトや顧客管理システム、勤怠管理ツールなどが対象になります。補助率や上限額は年度ごとに見直されるため、正確な数字はこの記事では書きません。必ず公式サイトの最新情報を確認してください。大事なのは「全額出してもらえるわけではないが、自己負担を減らして一歩を踏み出せる」という点です。

うちの会社は対象になるのか、条件を整理してみる

会社の規模について

中小企業や小規模事業者であることが基本の条件です。業種によって「中小企業」の線引きは変わりますが、大阪でよく見かける製造業や卸売業、サービス業の多くは当てはまります。まずは自社の従業員数や資本金が、公募要領に書かれた基準内かどうかを見てみるところから始めましょう。

使う道具について

どんなソフトでも対象になるわけではありません。事務局に登録されている「IT導入支援事業者」を通じて、登録済みのITツールを導入することが条件になります。つまり、自分で好きなソフトを選んで後から申請する、というやり方はできません。導入前に、対応できる事業者に相談する必要があります。

手続き上の準備

申請には「gBizIDプライム」という、法人向けの電子申請用のIDが必要です。取得には書類の郵送などがあり、数週間かかることもあります。また「SECURITY ACTION」という、情報セキュリティに取り組む姿勢を自己宣言する手続きも求められます。どちらも難しいものではありませんが、思ったより時間がかかると心づもりをしておくと安心です。

申請の流れを、実際の順番で見てみる

• IT導入支援事業者に相談し、自社の困りごとを話す
• 導入するツールと、それによって何がどう変わるかを一緒に整理する
• gBizIDプライムを取得し、SECURITY ACTIONを自己宣言する
• 事業者と共同で申請書類を作り、電子申請を行う
• 交付決定の連絡を待つ
• 決定後にツールを契約し、導入と支払いを進める
• 導入後、決められた期間内に事業の実施報告を行う

ここで注意したいのは、交付決定が出る前に契約や支払いを済ませてしまうと、補助の対象から外れてしまうことです。「早く楽になりたい」という気持ちはよく分かりますが、順番を守ることが何より大切です。

申請でつまずきやすいところ

よく相談を受けるのは「何にどう使うのか、うまく説明できない」という悩みです。「便利になりそうだから」という理由だけでは、申請書は書けません。たとえば「請求書の作成に毎月10時間かかっている。導入後は入力の手間が減り、時間を別の仕事に回せる」というように、今の業務の様子と、変わったあとの姿を具体的に言葉にする必要があります。ここは、普段の業務を一番よく知っている担当者の力が必要な部分です。事業者に丸投げするのではなく、現場の情景を伝えることが申請を通す近道になります。

申請に向けて

And So株式会社ではZohoの各種ツールを事前にいくつかツール登録をしておりますので、申請の手続きから導入後の使い方まで伴走していく事が可能です。とはいえ、いきなり相談するのが少し億劫だという方も居られるかと思います。その場合は、まず自社の中で「同じ数字を何度も打ち込んでいる作業」がどこにあるか、紙に書き出してみることをおすすめします。それだけでも、何を変えたいのかが見えてきます。そのうえで、補助金が使えそうか、どんな道具が合いそうか、気になったタイミングで話を聞いていただければと思います。AI・デジタル化導入補助金の申請の件も含め、お気軽にお問合せくださいませ。