配車表はホワイトボードに手書き。ドライバーへの連絡は電話とFAX。月末になると、運行日報の束を前に、電卓片手に運賃を計算する。そんな毎日を送っていないでしょうか。忙しさに追われるうちに、どこかで数字が合わなくなり、請求書の締め日直前に慌てて確認電話をかける。多くの運送・物流業の現場で、よく見かける光景です。

この記事では、配車管理と請求業務のどこに手間が集中しやすいのか、そしてZohoを使うとその手間がどう軽くなりうるのかを、できるだけ具体的な場面でお伝えします。

配車管理でつまずきやすいところ

配車担当者は、朝一番にその日の配送先とドライバーを組み合わせます。急な追加注文や車両故障が入ると、ホワイトボードの予定を消しゴムで消して書き直す。この作業自体は慣れれば早いのですが、問題は「誰がその変更を知っているか」です。

ドライバーには電話で伝えたつもりでも、事務所に戻ってきたら聞いていないと言われる。荷主から「今どの辺りですか」と聞かれても、配車担当者しか状況を把握していないので、担当者が席を外すと誰も答えられない。こうした情報の偏りが、現場のストレスになっていることが多いように感じます。

紙の運行日報が生む二度手間

ドライバーが手書きで書いた運行日報は、事務所に戻ってから誰かがパソコンに入力し直します。走行距離、待機時間、休憩時間。同じ内容を紙とパソコンの両方に書くことになり、しかも手書きの字が読みにくくて確認の電話をかける、ということも珍しくありません。

請求業務で起きている転記の繰り返し

配送実績が確定すると、次は請求書作成です。運賃表を見ながら、案件ごとに単価を当てはめ、燃料サーチャージや高速代を足していく。この計算をExcelでやっている会社は多いはずです。

ここで起きがちなのが、配車の記録と請求の記録が別のファイルになっていることです。配車表に書いた案件を、もう一度請求用のシートに手入力する。同じ荷主、同じ配送日、同じ運賃を、二つの場所に入れ直す作業です。件数が増えるほど、この転記にかかる時間も、入力ミスの可能性も増えていきます。

月末に請求書をまとめて発行する担当者が、他の業務を止めて数日間この作業に専念している、という話もよく聞きます。本来なら、その時間を荷主対応や新規開拓に使いたいところではないでしょうか。

配車と請求を同じ場所でつなげるという考え方

Zohoには、CreatorやCRMのように、自社の業務に合わせて画面や項目を作っていける仕組みがあります。配車の情報を入力すると、その内容が請求のもとになるデータとしてそのまま使える形にする。こうした作り方が可能です。

たとえば配車担当者がその日の配送先、車両、ドライバー、想定運賃を一度入力しておけば、実績が確定した時点でその情報をもとに請求書の下書きが作れる、というイメージです。ホワイトボードでの管理をすぐになくす必要はありません。まずは配車の記録をパソコンやタブレットからも見られるようにするだけでも、電話でのやり取りは減っていきます。

ドライバーとの情報共有も見直せる

スマートフォンから配車内容を確認できるようにしておけば、ドライバーが事務所に戻らなくても翌日の予定を把握できます。荷主からの問い合わせにも、配車担当者以外の人が答えられる場面が増えるはずです。

小さく始めるならどこからか

いきなり全部を変えようとすると、現場が混乱します。まずは請求書作成の手前にある「転記作業」だけを減らすところから試してみるのも一つの方法です。配車表のフォーマットを見直して、そのまま請求計算に使えるように項目を揃えるだけでも、月末の作業時間は変わってきます。

紙の運行日報も、いきなりなくすのではなく、まずは一部の車両だけスマートフォンでの入力に切り替えてみる。うまくいけば範囲を広げる、うまくいかなければ紙に戻す。そのくらいの気持ちで始めるほうが、現場の反発も少なくて済みます。

Zohoなら

Zohoは配車管理に特化した専用ソフトではありません。ですが、配車の記録から請求書の下書きまでを一つの流れとしてつなげる土台として使える場面は多くあります。すでにExcelで管理表を作っている会社であれば、その内容を活かしながら少しずつ移していくことも可能です。

まずは自社の配車表や請求書のフォーマットを見直してみるところから始めてみてください。そのうえで、どこをZohoに置き換えられそうか、一度話を聞いてみるだけでも、次の一歩が見えてくるかもしれません。And So株式会社では、大阪の運送・物流業のお客様と一緒に、無理のない範囲での進め方をご相談しています。