「サンプルA_最新」「サンプルA_最新2」「サンプルA_本当に最新」。こんなファイル名、見覚えはないでしょうか。工場から届いた写真と、デザイナーが送ったLINEの指示と、取引先からのメール添付が、いつの間にか時系列でぐちゃぐちゃになる。気づけば「これ、何回目の修正だったっけ」と手が止まる。そんな瞬間が、繊維・アパレルOEMの現場にはよくあります。

「何度目の修正か」が分からなくなる瞬間

サンプル修正は、一往復で終わることはまずありません。生地の色味を直して、縫製の指示を直して、サイズ感を直して。それぞれの修正が別々の人から別々の方法で届きます。デザイナーはメールで、営業担当は電話で、工場は現物とFAXで。担当者が一人で全部を頭の中でつなぎ合わせているうちは、何とか回ります。ただ、担当者が休んだ日に限って工場から電話が来て、「これ、2回目の修正の指示でいいんですよね」と聞かれても、答えられない。そんな場面を何度も見てきました。

現場でよくある管理のやり方とその限界

多くの現場では、Excelで管理表を作っています。品番、色、修正回数、依頼日。一見きちんとしているようでも、実際は更新が追いつきません。担当者がサンプル写真を見ながら「これは何回目だったか」とファイル名から推測して入力することもあります。LINEでのやり取りも便利な反面、流れてしまうと過去の指示を探すのに時間がかかります。メールもフォルダ分けをしていても、返信に返信が重なって、どれが最新の指示か分からなくなることがあります。どの方法も悪いわけではありません。ただ、情報の置き場所がバラバラだと、誰かが整理し続けないと崩れてしまう、という弱さがあります。

追えなくなると起きる具体的な困りごと

修正履歴が追えなくなると、現場では小さなトラブルが積み重なります。例えば、工場に古い指示書のまま生産が進んでしまい、できあがったサンプルが取引先の希望と違っていた。納期が迫っている中で作り直しになり、取引先への説明にも気を遣う。あるいは、担当者が変わった時に「前任者がどこまで指示していたか分からない」まま引き継ぎが行われ、同じ修正を二度依頼してしまう。こうした一つひとつは大きな事件ではありませんが、積み重なると信頼にも関わってきます。取引先からすれば「この会社、ちゃんと管理できているのかな」という印象につながりかねません。

まずできる小さな整理の仕方

大がかりな仕組みを入れる前に、まず試せることもあります。例えば、サンプルの修正には必ず番号をつける。「サンプルA-01」「サンプルA-02」のように、誰が見ても何回目か分かるようにするだけでも、混乱はかなり減ります。もう一つは、指示のやり取りをなるべく一つの場所に集めること。メールとLINEと電話を併用しない、と決めるだけでも効果があります。これらは今日からでも始められる工夫です。ただ、関わる人数が増えたり、取引先の数が増えたりすると、人の意識だけで統一し続けるのは正直つらくなってきます。そこから先は、情報を一か所に残しておける仕組みがあると楽になります。

Zohoなら

Zohoには、サンプルの修正履歴や取引先とのやり取りを、案件ごとに一か所にまとめておける機能があります。誰が、いつ、どの修正を依頼したか。写真や指示書も合わせて残しておけるので、担当者が変わっても「前任者がどこまで指示していたか」を後から追いかけやすくなります。もちろん、いきなり全部を仕組み化する必要はありません。まずは番号ルールを決めるところから自社で試してみる、というのも一つの手です。そのうえで、もう少し仕組みとして整えたいと感じたら、一度話を聞いてみるだけでも構いません。And Soでは現場の困りごとを一緒に整理するところから、お手伝いできればと考えております。お気軽にお問合せくださいませ。