他CRMや顧客管理システムからZoho CRMへデータを移動するときの注意点
担当のKです。
今回は、士業のH株式会社様からご依頼いただいた「他CRMからZoho CRMへのデータ移行」についてご紹介します。
CRMの入れ替えでは、顧客情報や案件情報の移行に目が向きがちですが、実際にはデータの紐付けや添付ファイルの扱いで想定外の工数が発生することがあります。今回は、移行プロジェクトの中で特に重要だったポイントをご紹介します。
他CRMや顧客管理システムからZoho CRMへデータを移動するときの注意点
H株式会社様では長年利用していた顧客管理システムからZoho CRMへの移行を検討されていました。
顧客情報だけでなく、商談履歴や活動履歴、添付ファイルなども含めて移行したいというご要望がありました。
移行前の課題
既存システムには数万件の顧客データが登録されており、顧客・案件・活動履歴がそれぞれ関連付けられていました。
また、顧客ごとに見積書や契約書などの添付ファイルも保存されており、これらを可能な限りそのままZoho CRMへ移行したいという状況でした。
しかし調査を進める中で、単純なCSV出力・インポートだけでは対応できない課題が見つかりました。
最重要ポイントは移行元のレコードIDを保持すること
レコードIDを必ずエクスポートする
CRM移行で最も重要なのが、移行元システムのレコードIDを保持することです。
顧客情報や案件情報にはシステム内部で管理されている固有IDが存在します。
例えば、
- 顧客ID
- 案件ID
- 活動履歴ID
などです。
これらを移行時に保持しておかないと、Zoho CRMへインポートした後に関連データを正しく紐付けできなくなる可能性があります。
一時的な管理項目として保持する
今回のプロジェクトでは、Zoho CRM側に移行元IDを格納する専用項目を作成しました。
その後、
- 顧客データをインポート
- Zoho CRM側のレコードIDを取得
- 移行元IDとの対応表を作成
- 案件や活動履歴を紐付け
という流れで移行を実施しました。
この方法により、大量データでも正確な関連付けを行うことができました。
添付ファイル移行は事前調査が重要
一括ダウンロードできるとは限らない
添付ファイル移行も注意が必要です。
システムによっては管理画面から一括ダウンロード機能が提供されている場合がありますが、そうでないケースも少なくありません。
今回利用されていたシステムも、一括取得機能が存在しませんでした。
APIを利用した取得・アップロード
そのため、
- APIで添付ファイルを取得
- ファイルを一時保存
- Zoho CRM APIで対象レコードへアップロード
という処理を構築しました。
添付ファイル移行はデータ量が多くなりやすく、API利用制限や処理時間にも影響するため、早い段階で移行方式を確認しておくことが重要です。
導入後の変化
移行後は顧客情報・案件情報・活動履歴・添付ファイルまで含めてZoho CRMへ集約することができました。
担当者の方からも、
「過去の情報を探しやすくなった」
「添付ファイルも含めて一元管理できるようになった」
とのお声をいただいています。
まとめ
CRM移行ではデータ件数や項目数に注目しがちですが、実際には「レコード同士の関連性」と「添付ファイルの移行方法」が成功の鍵になります。
特に移行元レコードIDの保持と、添付ファイルの取得方法の事前確認は非常に重要です。
これからZoho CRMへの移行を検討されている方は、データ移行計画の初期段階でこれらのポイントを確認し、スムーズな移行につなげていただければと思います。