倉庫の危険物保管表と、経理用の在庫リストと、現場の手書きメモ。同じ溶剤の数量なのに、見るファイルによって数字が違う。月末になると誰かが半日かけて全部突き合わせている。そんな光景に心当たりがある方は、少なくないのではないでしょうか。特に塗料や化学品を扱う会社では、在庫管理が単なる数合わせではなく、安全管理そのものに直結します。今日はその悩みを、現場目線で整理してみます。

在庫表が増えていくと、誰も全体を見られなくなる

最初は1枚のExcelシートだったはずです。それが「倉庫別」「製品別」「危険物の指定数量管理用」と枝分かれしていく。担当者が異動すれば、ファイルの場所も計算式の意味も引き継がれないまま残ります。気づけば似たようなファイルが5つ、6つとあって、どれが最新か分からない。これは誰かが怠けているわけではなく、Excelという道具が「一人ひとりが自分のファイルを作れてしまう」仕組みだからこそ起きることです。

危険物の数量把握、台帳だけで本当に足りているか

消防法上の指定数量に関わる品目を扱っている場合、倉庫ごとの保管量は常に把握しておく必要があります。多くの現場では、紙の台帳とExcelを併用し、入出庫のたびに手で転記しているのではないでしょうか。この方式自体が間違っているわけではありません。ただ、転記のタイミングがずれると、台帳上は指定数量以内でも、実際の倉庫では超えている、ということが起こり得ます。監査や立入検査の前に慌てて数字を合わせた経験がある方もいると思います。本来は、入出庫の記録をつけた瞬間に、保管量の合計が自動で更新される状態が望ましいはずです。

「あの数字、今どうなってる？」が毎回起きる理由

営業担当が得意先から在庫確認を聞かれて、倉庫に電話をかける。倉庫の担当者は今数えている最中で、折り返しに30分かかる。こうしたやり取りは、情報が一箇所に集まっていないために起きています。Excelが悪いのではなく、Excelは「今、誰かが見ている最新の状態」を複数人で同時に共有する仕組みを持っていないだけです。ファイルを開いている人がいれば他の人は編集できませんし、メールで送り合えば、どれが最新版か分からなくなります。危険物のように数量管理がそのまま安全管理につながる品目では、このタイムラグが地味に効いてきます。

移行するなら、まず何から手をつけるか

いきなり大きなシステムを入れる前に、できることがあります。例えば、今使っているExcelファイルを一度全部洗い出してみる。どのファイルが実際に使われていて、どれが放置されているか、担当者同士で確認するだけでも見えてくるものがあります。次に、入出庫の記録と在庫数量が、本当に同じタイミングで更新されているかを見直してみる。これだけでも「どこで数字がずれるか」の見当がつくはずです。システムを変える前に、今の業務の流れを一度紙に書き出してみるのもおすすめです。

Zohoなら

Zohoには在庫管理のアプリがあり、入出庫を記録するとその場で在庫数量が更新される仕組みがあります。倉庫ごとの保管量を見える形にしておけば、危険物の数量把握も、台帳とシステムの二重管理から少しずつ離れていけます。もちろん、これだけで全ての問題が解決するわけではありません。業種や扱う品目によって、必要な管理項目は変わってきます。まずは今のExcelの使い方を一緒に振り返るところから、お話を聞かせていただくのでも構いません。自社で試せる部分は試しながら、足りないところだけ相談する。そんな関わり方でも大丈夫です。And Soでは関西を中心にZoho導入の伴走支援をしております。お気軽にご相談くださいませ。