「この金型、今どこにありますか」と聞かれて、すぐ答えられる人は多くはいないでしょう。倉庫の奥か、それとも協力工場に貸し出したままか。補修したのはいつで、誰が対応したのか。台帳を探し、担当者に電話し、現場を歩き回る。そんな時間の積み重ねに、心当たりのある方はおられるかと思います。  

金型が”迷子”になる現場でよくあること

金型は数十本、多いところでは数百本を抱えている会社もあります。棚には番号が振ってあるはずなのに、実際に見に行くと違う金型が置いてあったり・・・。貸出先に出したまま戻ってきているかどうかも、記憶とメモ書きが頼りになっていることが多くあります。 担当者が長年勤めているベテランの場合、頭の中に地図があり「あれは確か三番棚の奥だったはず」とすぐに動ける。ただ、その人が休んだ日や退職した後はどうなるんでしょう？属人化した管理は、その人がいる間だけ機能する仕組みです。

紙やExcelで管理する時にぶつかる壁

紙の台帳は書きやすいが、検索ができません。何十冊もの台帳を1枚ずつめくって、目的の金型番号を探すのは骨が折れます。Excelに移行した会社は今度は別の壁にぶつかる。ファイルが1つしかないと、誰かが開いている間は他の人が更新できない。複数の拠点にコピーを配ると、どれが最新か分からなくなるなど・・。 補修履歴も同じことが起きやすい。補修した本人はメモを残すが、それが別のExcelシートだったり、口頭で伝えただけだったりします。次に同じ金型を触る人が、前回の補修内容を知らないまま作業を始めてしまうこともあります。

「探す時間」は積み重なると大きい

1回の検索に5分かかるとしても、1日に何度も繰り返せば、月にすると相当な時間になります。しかもその時間は、金型そのものを作ったり直したりする時間ではありません。付加価値を生まない時間が、静かに積み上がっていきます。

何を記録しておけば「使える履歴」になるか

金型履歴として残しておきたい項目は、それほど複雑ではない。整理すると次のようなものになります。

• 金型番号と名称、対応する製品名
• 現在の保管場所（棚番号、貸出先、移動先）
• 補修した日付、補修内容、対応した担当者
• 次回点検や交換の予定時期
• 過去の不具合やクレームとの関連

これらが1か所にまとまっていれば、金型番号を入れるだけで「今どこにあり、いつ何をしたか」がひと目で分かるようになります。逆に言えば、ここがバラバラになっているうちは、どんなに丁寧な台帳を作っても探す手間はなくなりません。

記録を続けるための工夫

項目を決めても、現場で入力してもらえなければ意味がありません。事務所のパソコンでしか入力できない仕組みだと、現場の作業員はつい「後で書けばいいや」と後回しに・・・結果として、記録と実態がずれていきます。 スマホやタブレットからその場で入力できると、状況は変わってきます。補修を終えたその場で、金型に貼られたバーコードを読み取って、補修内容を打ち込む。写真も一緒に残しておけば、次に見る人が状態を確認しやすい。記録を「後でまとめて」ではなく「その場で」やる仕組みにすることが、続けるための一番の近道です。

Zohoなら

金型履歴の管理は、まず紙やExcelのままでも、記録する項目を決めるところから始められます。保管場所と補修日、担当者だけでも1つの表にまとめてみると、今まで見えていなかった偏りに気づくこともあります。 その上で、複数人が同時に見たり更新したりする必要が出てきたら、Zoho CreatorやZoho CRMのような仕組みを使うと、スマホからの入力や検索がしやすくなります。バーコードを読み取って履歴を呼び出す、といった使い方も現実的です。ただ、いきなり大掛かりな仕組みを入れる必要はありません。まずは自社の金型が今どんな状態で管理されているか、棚卸しをしてみることをおすすめします。 その上で「うちの場合はどう組み立てればいいか」と迷ったときは、一度話を聞いてみるだけでも構いません。And So株式会社では、大阪を拠点に中小企業のZoho導入を支援しています。金型管理に限らず、現場の困りごとから一緒に考えていければと思います。