「あの型番、前回いつ、いくらで納めたっけ」と過去の納品書を探して倉庫の奥まで行った経験はないでしょうか。電子部品メーカーの現場では、扱う型番が数百、数千にのぼることも珍しくありません。多品種少量の受注が積み重なるほど、型番ごとの履歴は複雑に絡み合っていきます。気づけば、同じ型番の情報がExcelファイルや紙の納品書、担当者の記憶にバラバラに散らばっている。そんな状態で日々の受発注を回している会社は、決して少なくないはずです。

型番の数だけ履歴がある、という当たり前の大変さ

コネクタやセンサー、抵抗器など、電子部品には似たような型番がたくさんあります。しかも同じ部品でも、得意先によって呼び方が微妙に違うことがあります。社内での型番と、得意先の図面上の型番が一致しない。そんな細かいズレが積み重なって、履歴を追うこと自体が一仕事になってしまいます。 さらに厄介なのは、受注のロットが小さいことです。年に数回しか動かない型番もあれば、毎月コンスタントに出る型番もあります。動きの少ない型番ほど、担当者の記憶が薄れやすく、いざ問い合わせが来たときに「前回の条件」を探すのに時間がかかります。

Excelと紙とメールに散らばる型番情報

受注入力用のExcel、在庫管理用のExcel、納品書は紙、価格改定の連絡はメール。こうした状態は、多くの製造業の現場で見かけます。型番の表記も、ハイフンの有無や大文字小文字の違いで、同じ部品なのに別のデータとして扱われてしまうことがあります。

• 受注Excelには「ABC-123」、在庫Excelには「ABC123」と入力されている
• 過去の単価はメールの添付ファイルの中に埋もれている
• 担当者が変わると、同じ型番なのに新しく調べ直すところから始まる

一つひとつは小さなズレでも、型番の数が多いほど積み重なって、探す手間そのものが業務の一部になってしまいます。

型番ごとに履歴を追えると、現場はこう変わる

もし型番を軸にして、受注日、数量、単価、納期、対応した担当者までが一つの画面でつながっていたらどうでしょうか。得意先から「型番XXXの見積もりを」と連絡が来たときに、過去の条件をすぐに引き出せます。担当者が急に休んでも、他の人が同じ情報を見て対応できます。 また、型番ごとの受注の波も見えやすくなります。年に一度しか出ない型番なのか、毎月安定して出る型番なのか。これが分かれば、在庫の持ち方や見積もりの出し方も変わってきます。今までは経験と勘に頼っていた部分を、記録として残しておける状態です。

Zohoで型番管理を組み立てるときの考え方

Zohoでは、CRMやBooks、Inventoryといったアプリを組み合わせて、型番を軸にした情報のつながりを作ることができます。たとえば型番ごとにレコードを作り、そこに受注履歴や見積もり履歴を紐づけていく形です。カスタムフィールドを使えば、社内の型番と得意先の型番を両方登録しておくこともできます。

まずは自社でできることから

いきなりシステムを整える前に、社内で試せることもあります。型番の表記ルールを一つに決めておく。管理するExcelを一つにまとめておく。それだけでも、後々の作業がずいぶん楽になります。小さな整理から始めて、その延長線上にシステム化を考えるという順番でも遅くはありません。

Zohoなら

Zohoなら、型番ごとの受発注履歴を一つの場所に集めて、誰でも同じ情報を見られる状態を作っていくことができます。もちろん、いきなり全部を変える必要はありません。まずは社内の型番の表記を揃えてみる、管理しているExcelを整理してみる。そうした小さな一歩からで十分です。その先で「型番ごとに履歴を追えるようにしたい」と思われたときは、And Soまで。まずは話を聞いてみるだけでも構いません。今の業務のやり方を教えていただければ、無理のない形での進め方を一緒に考たいと思います。お気軽にお問合せください。