見積書を作って、次に請求書を作って、それから会計ソフトにも同じ金額を打ち込む。顧客の住所を紙の台帳に書いたあと、パソコンのExcelにも同じ住所を入力する。心当たりのある方は多いのではないでしょうか。ひとつひとつは数分の作業でも、毎日、毎月続くと意外と重たい負担になっています。今日はこの「二重入力」について、少し立ち止まって考えてみたいと思います。

その「ちょっとした二重入力」、積み重なるとどうなるか

ひとつの取引先の情報を、見積書と請求書と顧客名簿とメール送付先リストの4か所に入力している。そんな会社は珍しくありません。ひとつあたり5分としても、1日に10件あれば50分です。月にすると20時間近くになります。これは決して大げさな計算ではなく、多くの現場で実際に起きていることです。

さらに厄介なのは、入力のたびに間違いが入り込む余地があることです。金額を1桁打ち間違えたり、住所の番地が抜けていたり。そうしたミスに気づかないまま請求書を送ってしまい、あとで訂正のやり取りが発生する。こうした手戻りの時間も、本来なら別の仕事に使えたはずの時間です。

現場でよくある二重入力の景色

見積書から請求書、そして会計ソフトへ

営業担当が見積書をExcelで作る。受注が決まったら、経理担当が同じ内容を請求書のフォーマットに打ち直す。入金が確認できたら、今度は会計ソフトに同じ金額と取引先名を入力する。ひとつの取引に対して、同じ情報が3回も4回も手で打たれていることになります。

紙の申込書から顧客管理まで

展示会やセミナーで集めた名刺や申込書。まずは紙のまま保管し、あとでExcelにまとめて、さらに顧客管理のシステムにも登録する。ここでも同じ名前と連絡先が、形を変えて何度も入力されています。担当者が変わったタイミングで、どこかの入力が漏れてしまうこともよくある話です。

勤怠と給与計算の間で

タイムカードで打刻した勤務時間を、給与計算のためにもう一度Excelに手で写す。これも典型的な二重入力です。従業員が増えるほど、この作業にかかる時間も比例して増えていきます。

なぜ二重入力はなくならないのか

理由のひとつは、部署ごとに使っているツールがバラバラだからです。営業はExcel、経理は会計ソフト、現場は紙の帳票。それぞれが別々に情報を持っているので、つなげようとすると誰かが手作業で橋渡しをするしかありません。

もうひとつの理由は、今のやり方に慣れてしまっていることです。長年同じ手順でやってきたので、それが当たり前になっていて、疑問に思う機会がない。忙しい毎日の中で、わざわざ立ち止まって見直す時間も取りにくいものです。誰かひとりの努力で解決できる問題ではなく、仕組みの問題であることが多いように感じます。

まずは小さく見直してみる

いきなり全部を変える必要はありません。まずは、どこで同じ情報を何度も入力しているか、書き出してみることをおすすめします。見積書、請求書、顧客名簿、勤怠表。紙に書き出すだけでも、意外な二重入力が見つかることがあります。

そのうえで、つなげられそうな部分から手をつけてみる。たとえば見積書の情報をそのまま請求書に流用できるようにするだけでも、入力の手間はかなり減ります。すべてを一気に変えようとせず、負担の大きいところから少しずつ整理していくのが現実的です。

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Zohoには、見積書や請求書の作成から会計、顧客管理まで、複数の業務をひとつのデータでつなげて使える仕組みがあります。営業が入力した情報を経理側でも使い回せるようにしておけば、同じ数字を何度も打ち直す必要がなくなります。もちろん、すべての会社にとって同じやり方が正解とは限りません。まずは自社の中でどこに二重入力が隠れているか、洗い出してみるところから始めてみてください。そのうえで、どこをつなげられそうか、一度話を聞いてみるだけでも見え方が変わることがあります。And So株式会社では、そうした小さな相談からお付き合いさせていただいています。