毎月末になると、同じ数字をいくつものファイルに打ち込む作業が発生していませんか。売上台帳、在庫台帳、顧客リスト。それぞれ別のExcelファイルで管理していて、担当者が更新を忘れると、他の部署では古い数字のまま話が進んでしまう。そんな光景に心当たりがある方は、少なくないはずです。

Excelが悪いわけではない

先にお伝えしておきたいのですが、Excelそのものが問題なわけではありません。手軽に始められて、誰でも触れて、ちょっとした集計ならすぐにできる。中小企業の現場でこれだけ長く使われてきたのには、ちゃんと理由があります。

ただ、会社が少し大きくなったり、扱う情報が増えたりすると、最初は便利だったやり方が、だんだん重荷になってくることがあります。今回は、その「重荷になってきたサイン」を5つ、できるだけ具体的な場面でお伝えします。

移行を考えてもいいかもしれない5つのサイン

1. どのファイルが最新か、開いてみないと分からない

「台帳_最新.xlsx」「台帳_最新2.xlsx」「台帳_これで確定.xlsx」。ファイル名にこういう言葉が増えてきたら、少し立ち止まって考えてみてもいいかもしれません。誰かが更新したはずなのに、どれが本当の最新版か、開いて中身を見比べないと分からない状態です。

2. 同じ数字を何度も手で打ち込んでいる

受注をExcelに入力し、それを見ながら請求書用の別シートに転記し、さらに月次報告用の資料にも同じ数字を書き写す。ひとつの数字を3回、4回と手で打ち直している会社は、実はめずらしくありません。転記のたびに、入力ミスが起きるリスクも増えていきます。

3. 担当者が休むと、誰も台帳を触れなくなる

「この台帳は〇〇さんしか触れない」という状態になっていないでしょうか。マクロが複雑に組まれていたり、シートの構成が独特だったりして、本人以外は怖くて触れない。休みの日に限って問い合わせが来て、結局本人に連絡してしまう。こうした属人化は、本人が辞めた瞬間に大きな問題になります。

4. ファイルを開くのに時間がかかる

行数が数万行を超えたあたりから、Excelを開くたびに固まる、保存に時間がかかる、といった不満が出てきます。パソコンのスペックを上げても根本的な解決にはならず、ファイルを分割してさらに管理が複雑になる、という悪循環に入っていくこともあります。

5. 集計や報告に、毎回半日以上かかっている

月末の報告資料を作るために、複数のファイルから数字を拾い集めて、電卓を叩きながら手作業で合計を出す。これに半日以上かかっているとしたら、その時間は本来もっと別のことに使えたはずの時間です。

サインが重なると、現場で起きること

これらのサインは、ひとつだけならまだ耐えられます。厄介なのは、いくつか重なったときです。例えば、営業担当が自分のパソコンにある台帳で受注数を報告し、経理担当は経理側の台帳で売上を集計する。どちらも間違ってはいないのに、数字が微妙に食い違う。原因を探すのに、また時間を使うことになります。

こうした食い違いは、誰かが悪いわけではなく、仕組みとして起きるべくして起きているものです。

移行の前に、自分たちでできること

とはいえ、いきなり新しいシステムに切り替える必要はありません。まずは今のExcelの使い方を見直すだけでも、状況が変わることがあります。

• ファイル名のルールを決めて、誰が見ても最新版が分かるようにする
• 共有フォルダの中を一度整理して、使っていないファイルを別の場所にまとめる
• 入力する項目にルールを設け、自由に文字を打てないようにする

こうした小さな整理をしてみて、それでも限界を感じるようであれば、そのときが移行を検討するタイミングかもしれません。

Zohoなら

Zohoには、台帳のようなデータをクラウド上でひとつにまとめて、複数の人が同時に見たり更新したりできるツールがあります。売上や顧客の情報を一箇所で管理できれば、転記の手間や、どれが最新か分からなくなる問題は減らせます。もちろん、Zohoに変えれば全てが解決するわけではありません。まずは今のExcelの使い方を見直してみて、それでも困りごとが残るようなら、一度お話を聞かせていただけたらと思います。相談だけでも、状況を整理する良いきっかけになるはずです。