物件台帳はExcel、入居者との連絡はメール、契約書は紙のファイル、オーナーへの報告は別のスプレッドシート。気づけば同じ入居者の名前を4つの場所に打ち込んでいる。契約更新の時期をうっかり見落として、入居者から先に連絡が来てしまう。そんな綱渡りの毎日を送っている管理会社の方は、決して少なくないと思います。今日は、その散らばった情報をどう整理していくか、一緒に考えてみたいと思います。

情報がバラバラになるのは自然な流れ

不動産管理の仕事は、扱う情報の種類がとても多いです。物件の基本情報、部屋ごとの空室状況、入居者の連絡先、契約期間、家賃の入金状況、修繕の履歴、オーナーとのやり取り。これだけの情報を一つのファイルにまとめるのは、そもそも無理があります。だから最初は物件台帳だけExcelで作り、次に入居者リストを別のシートで作り、契約書は紙で保管する、という形になっていく。誰かが手を抜いているわけではなく、自然にそうなってしまうのです。

散らばった情報がもたらす具体的な困りごと

問題は、情報が散らばったままだと日々の業務に支障が出てくることです。たとえば入居者から「更新の書類はいつ届きますか」と電話がかかってきたとき、担当者が休みだと契約期間がすぐにわからない。担当者のパソコンの中にあるExcelを見ないと答えられないからです。

更新時期の見落とし

契約更新の管理を紙のカレンダーやExcelの日付だけで行っていると、繁忙期にはどうしても抜け漏れが出ます。更新案内を出し忘れて、入居者から「もう自動更新の時期を過ぎているのですが」と指摘されてしまう。これは信頼に関わる問題です。

オーナー報告の手間

毎月のオーナー報告のために、空室状況や入金状況を別々のファイルから集めてきて、一枚の資料に手作業でまとめている会社も多いのではないでしょうか。同じ数字を何度も転記していると、単純に時間がかかるだけでなく、転記ミスも起きやすくなります。

一元管理とは、情報を一つの窓から見られるようにすること

一元管理という言葉を聞くと、大がかりなシステムを想像するかもしれません。ですが実際にやろうとしていることは、それほど難しい話ではありません。物件の情報、入居者の情報、契約の情報、やり取りの履歴を、同じ場所から検索して見られるようにする。それだけです。

たとえばZohoのようなクラウド型のツールを使うと、物件ごとのページに入居者情報や契約書、過去の問い合わせ履歴を紐づけて登録できます。担当者が不在でも、別の人がその物件を開けば、これまでの経緯がひと目でわかる状態を作れます。電話がかかってきたその場で、契約期間も入金状況も確認できるようになるわけです。

いきなり全部を変える必要はない

とはいえ、明日からすべての業務をシステムに移行しようとすると、現場が混乱します。まずは今の業務のうち、一番困っている部分を一つだけ選んでみるのがおすすめです。

• 契約更新の時期だけをリスト化して、通知が来るようにしてみる
• 入居者からの問い合わせ内容を、物件ごとにメモとして残す仕組みを作ってみる
• オーナー報告用の数字を、毎回転記せずに済む形にしてみる

この程度からでも、Excelの関数を工夫したり、無料で使えるツールを試したりすることで、少しずつ始められます。大事なのは、一気に完璧を目指さないことだと思います。

Zohoなら

Zohoには物件や顧客の情報を一つの画面に集めて管理できる仕組みがあります。物件情報と入居者情報を紐づけて登録し、問い合わせ履歴や契約更新の時期も同じ場所で確認できるようにする、といった使い方が可能です。もちろん、まずは自社でExcelの整理から試してみるのも良い方法です。それでも「どこから手をつけていいかわからない」「うちの業務だとどう組み立てればいいのか」と感じたときは、一度お話を聞かせてください。導入を前提にしなくても、今の業務を整理するだけのご相談も歓迎しています。