「見積書に入力した内容を、受注書にも入力している」

「受注後、同じ商品名や数量を発注書にもう一度転記している」

「見積書を修正するたびにファイルが増えて、どれが最新版なのか分からない」

見積・受注・発注に関わる業務では、このような「同じ情報を何度も入力する作業」が発生しがちです。

一つひとつの作業時間はそれほど長くなくても、案件数や商品数が増えれば大きな負担になります。また、手作業による転記が増えるほど、商品名や数量、単価などの入力ミスが発生する可能性も高まります。

そこで今回は、塗料販売・施工会社でZoho CRMを活用し、商談の明細に入力した情報をもとに、見積書・受注書・発注書・調色依頼書などの作成を効率化した事例をご紹介します。

さらに今回の仕組みでは、単純にすべての書類を作成するのではありません。

商談明細の商品ごとに「調色依頼」「発注書作成」といったチェック項目を設け、チェックされた内容に応じて必要な書類・明細だけを作成する仕組みを構築しています。

ポイントは、単に書類をデジタル化するのではなく、「一度入力した情報をできる限り再入力せず、その情報を次の業務へつなげること」です。

見積・受注・発注業務で抱えていた課題

同じ明細情報を何度も入力していた

従来は、見積書を作成したあと、受注が決まれば受注書を作成し、さらに仕入先への発注が必要であれば発注書を作成していました。

それぞれの書類を個別に作成していたため、

• 商品名
• 商品コード
• 単価
• 数量
• 容量

など、同じ情報を何度も入力する必要がありました。

さらに塗料販売では、案件によって調色が必要になる場合があります。その場合は調色依頼書も別途作成しなければなりません。

つまり、一つの案件を受注して納品するまでに、同じ明細情報を複数の書類へ何度も転記する作業が発生していました。

商品によって必要な処理が異なる

もう一つの課題が、すべての商品に同じ処理が必要なわけではないことです。

ある商品はそのまま納品できる一方で、別の商品では調色作業が必要になる。

また、仕入先への発注が必要な商品もあれば、発注書を作成する必要がない商品もあります。

そのため担当者は案件の明細を確認しながら、

「これは調色依頼書を作成する」

「これは発注書を作成する」

「これはどちらも必要ない」

と判断し、それぞれの書類を作成する必要がありました。

案件の商品数が増えるほど確認する項目も増えるため、書類作成の手間だけではなく、依頼漏れや発注漏れのリスクにもつながります。

手入力による転記ミスが発生しやすい

手入力による書類作成で問題になるのが、転記ミスです。

例えば、

「見積書では数量10だったのに、発注書では数量1になっている」

「商品は合っているが、単価が以前のものになっている」

といったミスが発生する可能性があります。

特に案件数や商品数が増えてくると、すべての書類を人の目で確認することにも限界があります。

書類を作成する時間だけでなく、その後の確認作業にも時間がかかっていました。

見積書を修正するたびに、どれが最新版か分かりづらくなる

見積書は一度作成して終わりとは限りません。

お客様との打ち合わせによって、

• 商品を変更する
• 数量を変更する
• 単価を変更する
• 商品を追加する

といった修正が発生することがあります。

そのたびに新しい書類を作成していると、

「どの見積書が現在有効なのか」

「受注時にどの内容を参照すればいいのか」

が分かりづらくなります。

古い見積内容をもとに受注処理をしてしまえば、その後の発注や調色依頼にも影響します。

そこで、書類を作成するだけではなく、どの書類が最新版なのかまで管理できる仕組みが必要でした。

Zoho CRMを中心に書類作成の流れを再設計

今回のCRM構築では、単純にExcelや紙で行っていた書類作成をZoho CRMへ置き換えたわけではありません。

まず、

「どこに情報を入力し、その情報をどの業務で利用するのか」

という業務全体の流れから整理しました。

そこで、書類作成の起点としたのが「商談」です。

基本的な流れは次のようになります。

商談を登録

↓

商談の明細欄に商品・単価・数量などを入力

↓

見積書を作成

↓

受注確定

↓

各明細について必要な処理をチェック

↓

受注書類作成ボタンを押す

↓

チェック内容をもとに必要な書類を作成

↓

発注・調色・納品へ

このように、商談に入力した明細情報を起点として、その後の業務につなげる設計にしています。

重要なのは、それぞれの書類を独立して一から作成するのではなく、商談に入力した明細情報を次の業務でも活用することです。

実際に構築した5つの仕組み

① 商談の明細情報を起点に管理

今回の仕組みでは、案件ごとに必要となる情報を商談画面の明細欄へ入力します。

明細では、

• 商品名
• 商品コード
• 単価
• 前回提案した単価
• 数量
• 調色依頼書作成
• 発注書作成

などを登録できるようにしています。

ここで入力した内容が、その後に作成する見積書・受注書・発注書・調色依頼書などの元データになります。

つまり、書類を作成するたびに商品名や数量などを一から入力し直すのではなく、商談で一度入力した明細情報を、その後の業務へ引き継ぐ設計です。

② 商談の明細から見積書を作成

商談に必要な明細を入力したら、その内容を利用して見積書を作成します。

商品名や単価、数量などを改めて入力するのではなく、商談の明細に入力した内容を見積書へ引き継ぎます。

これによって、

商談に入力する

↓

同じ内容を見積書へもう一度入力する

という二重入力を減らすことができます。

また、担当者ごとに異なる方法で書類を作るのではなく、CRM上で同じ流れで作成できるため、業務の標準化にもつながります。

③ チェック内容に応じて必要な書類だけを作成

今回の自動化で特に重要なのが、商談明細のチェック内容によって、作成する書類を振り分ける仕組みです。

商談の各明細には、

• 「調色依頼書作成」
• 「発注書作成」

というチェック項目を設けています。

担当者は、案件の内容に応じて必要な項目にチェックを入れます。

そして受注後に書類作成を実行すると、Zoho CRMがそれぞれの明細のチェック内容を判定します。

例えば、

「調色依頼書作成」にチェックが入っている明細

→ 調色依頼書へ反映

「発注書作成」にチェックが入っている明細

→ 発注書へ反映

という仕組みです。

例えば、一つの商談に5つの明細があり、そのうち2つだけ調色が必要な場合、担当者がその2つの「調色依頼」にチェックを入れておけば、その情報をもとに調色依頼書を作成できます。

同様に、発注が必要な明細だけ「発注書作成」にチェックを入れることで、発注書へ必要な明細を反映できます。

つまり担当者が、商談を見ながら、

「この商品を調色依頼書へ転記する」

「この商品を発注書へ転記する」

と一つずつ書類を作り分ける必要がありません。

商談の段階で必要な処理を指定しておけば、その条件をもとに必要な書類・明細を振り分けられるようにしています。

これにより、

• 発注が必要な内容を発注書作成し忘れる
• 調色が必要な内容を依頼書へ転記し忘れる

といったミスを防ぎやすくなります。

単に「ボタンを押すと書類が作られる」のではなく、案件ごとの条件をCRM側で判定し、必要な処理へつなげられることが今回の仕組みのポイントです。

④ 書類をバージョン管理

書類は、一度作成して終わりとは限りません。

特に見積書では、提出後に数量や単価などが変更され、再作成が必要になるケースがあります。

そこで今回の仕組みでは、作成した書類をバージョンごとに管理できるようにしました。

例えば、

見積書 Ver.1

↓

内容を変更

↓

見積書 Ver.2

↓

再度変更

↓

見積書 Ver.3

という形で履歴を残します。

過去の書類を削除するのではなく履歴として残すことで、

「以前はどのような内容だったのか」

「どのタイミングで内容が変更されたのか」

を後から確認できます。

見積書だけではなく、受注書・発注書・調色依頼書についても、作成履歴を追いやすい設計にしています。

⑤ 最新版を自動で判定

バージョンを残すだけでは、「現在どの書類を確認すればいいのか」という問題は残ります。

そこで、作成された書類のうち最新版が分かるよう、自動でチェックを付ける仕組みも構築しました。

新しいバージョンが作成された場合は新しい書類が最新版となり、それまで最新版だった書類は過去版として管理されます。

これによって担当者は複数の書類が残っていても、

「今使うべき書類はどれか」

を判断しやすくなります。

過去の履歴は残しながら、実際の業務では最新版をすぐ確認できる状態を作ることで、古い書類を参照してしまうリスクを減らしています。

CRM導入前と導入後で業務はどう変わった？

今回の仕組みを導入したことで、書類を作成する方法だけではなく、その前後の業務フローも変わりました。

導入前

案件・商品内容を確認

↓

見積書へ入力

↓

受注

↓

受注書へ必要な内容を再入力

↓

発注が必要な商品を確認

↓

発注書へ再入力

↓

調色が必要な商品を確認

↓

調色依頼書へ再入力

↓

各書類を保存・共有

担当者自身が各明細について必要な処理を判断し、それぞれの書類へ転記する必要がありました。

一方、CRM導入後は次のようになります。

導入後

商談の明細に必要な情報を入力

↓

見積書を作成

↓

受注

↓

明細ごとに「調色依頼」「発注書作成」など必要な処理をチェック

↓

受注書類作成ボタンを押す

↓

CRMがチェック内容を判定

↓

必要な明細を調色依頼書・発注書などへ反映

↓

作成した書類をバージョン・最新版まで管理

ポイントは、「書類を作るスピードが速くなった」ということだけではありません。

情報を入力する場所と、人が判断・転記しなければならない作業そのものを減らしたことが、大きな業務改善につながっています。

書類作成を自動化する5つのメリット

1. 転記作業を削減できる

最も分かりやすい効果は、同じ情報を何度も入力する必要がなくなることです。

商談の明細に入力した内容をその後の書類でも活用することで、担当者の入力作業を減らせます。

2. 必要な書類・明細を判断しやすくなる

今回の仕組みでは、商談明細のチェック項目によって必要な処理を指定できます。

調色が必要であれば「調色依頼」、発注が必要であれば「発注書作成」にチェックを入れる。

その情報をCRMが利用することで、担当者が書類作成のたびに明細を確認し直す作業を減らせます。

3. 入力・転記ミスを防ぎやすくなる

人が同じ内容を入力する回数を減らせば、その分だけ転記ミスが発生する可能性も低くなります。

特に商品名・数量・単価など、間違えると受発注に直接影響する情報を商談から引き継げることは大きなメリットです。

4. 書類作成方法を標準化できる

担当者ごとにExcelファイルや書類の作成方法が異なっていると、業務が属人化しやすくなります。

CRMを起点とした流れに統一することで、誰が担当しても同じ手順で書類作成を進めやすくなります。

担当者が変わった場合の引継ぎもしやすくなります。

5. 過去の履歴を残しながら最新版を管理できる

バージョン管理と最新版管理を組み合わせることで、

「以前はどの内容だったのか」

と

「現在使うべき書類はどれなのか」

の両方を確認できます。

過去の書類を削除せず履歴として残しながら、実際の業務では最新版をすぐ確認できる状態を作れます。

CRM導入で重要なのは「入力を増やさない設計」

CRMを導入するときに注意したいのが、システムを導入したことで、かえって現場の入力作業が増えてしまうケースです。

例えば、

CRMに商談情報を入力する。

その後、Excelにも同じ情報を入力する。

さらに見積書・受注書・発注書にも入力する。

これでは、CRMを導入したにもかかわらず現場の負担は増えてしまいます。

CRM導入では、

「何を管理するか」だけではなく、「一度入力した情報を、その後の業務でどこまで活用できるか」

を考えることが重要です。

今回の事例でも、商談の明細に入力した情報を見積・受注・発注・調色へつなげています。

さらに、単純に情報を引き継ぐだけではなく、「調色依頼」「発注書作成」といったチェック項目を利用することで、その情報を次にどの業務へつなげるのかまでCRM上で管理できるようにしました。

CRMを「新しい入力先」として追加するのではなく、これまで複数の場所で入力・判断していた業務を集約する場所として設計することが、現場への定着にもつながります。

Zoho CRMなら自社の業務フローに合わせた自動化ができる

企業によって、見積から受注、発注、納品までの流れは異なります。

また、今回の事例のように、同じ案件の中でも商品によって必要な処理が異なることがあります。

そのため、CRMもすべての企業が同じ形で導入すればよいわけではありません。

Zoho CRMでは、標準機能に加えて、

• カスタム項目
• サブフォーム
• カスタムモジュール
• カスタムボタン
• ワークフロー
• カスタム関数

などを組み合わせることで、自社の業務に合わせた仕組みを構築できます。

今回の事例でも、既存の業務フローを整理したうえで、

「どこに情報を入力するのか」

「どのタイミングで書類を作るのか」

「どの商品にどの処理が必要なのか」

「どの情報を次の業務へ引き継ぐのか」

を設計しました。

システムに業務を無理やり合わせるのではなく、現場の業務を理解したうえで、どこを人が判断し、どこからをシステムに任せるのかを設計することが重要です。

まとめ

見積書・受注書・発注書・調色依頼書などの作成は、日々の業務に欠かせません。

一方で、同じ明細情報を複数の書類へ転記したり、どの商品をどの書類へ記載するのかを毎回確認したりする作業そのものが、企業の売上を生み出しているわけではありません。

今回の事例ではZoho CRMを活用し、

商談の明細に情報を入力する

↓

必要な処理にチェックを入れる

↓

CRMがその条件を判定する

↓

必要な書類・明細へ情報を引き継ぐ

↓

作成後の書類もバージョン・最新版まで管理する

という一連の仕組みを構築しました。

CRMによる自動化の目的は、単に「ボタン一つで書類を作れるようにすること」ではありません。

これまで人が行っていた入力・転記・確認作業を減らし、営業活動や顧客対応など、本来時間を使うべき業務へ集中できる環境を作ることが重要です。

現在、

• 見積書や発注書をExcelで作成している
• 同じ情報を何度も転記している
• 商品ごとに異なる処理があり、確認作業が多い
• 発注の漏れを防ぎたい
• 書類の最新版管理に困っている
• 担当者によって書類の作り方が異なる

といった課題がある場合は、書類そのものをデジタル化するだけではなく、「情報を入力してから、実際の業務が完了するまでの流れ」そのものを見直してみてはいかがでしょうか。