【導入事例】塗料販売・施行会社がZoho CRMを導入して実現した業務改善10選
営業・調色・受発注・納品までを一元管理し、業務効率を大幅に改善
「顧客情報が営業担当ごとに管理されている」
「見積書や受注書の作成に時間がかかる」
「依頼書や納品予定をExcel、紙で管理している」
このような課題を抱えている塗料販売・施行会社は少なくありません。
営業担当、事務担当、工場、配送担当など複数の部署が関わる業務だからこそ、情報共有がうまくできないことでミスや手戻りが発生しやすくなります。
今回ご紹介するのは、Zoho CRMを活用し、営業活動から見積・受注・発注・調色・納品までを一元管理できる仕組みを構築した事例です。
実際にどのような課題があり、どのように改善したのかを10のポイントに分けてご紹介します。
CRM導入前に抱えていた課題
顧客情報が担当者ごとに管理されていた
営業担当それぞれがExcelや紙、メールなどで顧客情報を管理していたため、担当者しか案件の状況を把握できない状態でした。
担当者が休暇を取得した際や引継ぎが必要になった際には、
- 過去にどんな提案をしていたのか
- 最後に訪問したのはいつか
- 現在どのような商談状況なのか
は担当者しか知らず、何か起きたときの引継ぎに時間がかかっていました。
また取引先の担当者が変更になったなど、全社で共有しておきたい情報も営業担当のみが把握しているという状況でした。
書類作成のたびに同じ情報を入力していた
見積書を作成した後、
- 受注書
- 発注書
- 調色依頼書
などを作成する際にも、同じ商品情報や数量を何度も入力していました。
入力ミスや転記漏れも発生しやすく、確認作業にも多くの時間を要していました。
調色依頼や納品情報がバラバラに管理されていた
塗料販売業では、調色依頼が発生する案件も多くあります。
しかし、
- 依頼書はExcelで作成し、紙で印刷して共有
- 商談情報は営業担当が管理
というように情報が分散していたため、
「今どの案件がどこまで進んでいるのか」
を確認するだけでも担当者同士の確認が必要な状況でした。
案件全体の進捗が見えなかった
経営者や管理者は、
- 今月どれくらい受注が見込めるのか
- 納品予定はどれくらいあるのか
- どの案件が止まっているのか
をリアルタイムで把握することが難しく、営業担当への確認が日常的に発生していました。
Zoho CRM導入で実現した業務改善10選
① 顧客情報を一元管理
まず取り組んだのが顧客情報の一元管理です。
企業情報だけではなく、
- 担当者情報
- 商談履歴
- 見積履歴
- 活動履歴
- 納品先情報
などを一つのシステムで管理できるようになります。
営業担当が変わっても過去のやり取りを確認できるため、引継ぎもスムーズになります。
② 商談状況をリアルタイムで共有
商談ごとに進捗状況を管理することで、
- 提案中
- 見積提出
- 受注
- 納品待ち
- 完了
といった状況を誰でも確認できるようになります。
営業担当だけではなく、事務担当や経営者も同じ情報を確認できるため、社内の情報共有が大きく改善される予定です。
③ 見積書をワンクリックで作成
商品情報を入力した商談から、そのまま見積書を作成できる仕組みを構築。
さらに、
- バージョン管理
- 最新版の管理
- 過去見積の保存
も自動化。
「どれが最新の見積なのか分からない」という課題も解消されます。
④ 受注書・発注書を自動作成
見積書で入力した内容をそのまま活用し、受注書・発注書を自動で作成できるようになります。
これにより、
- 入力時間の短縮
- 転記ミスの防止
- 書類作成の標準化
を実現しています。
⑤ 調色依頼をデジタル管理
塗料販売会社ならではの業務である調色依頼もCRMで管理しています。
商談情報から調色依頼書を作成し、
- 商品
- 色
- 数量
- 依頼状況
などを一元管理。
案件と紐付いているため、後から履歴を確認することも容易になります。
⑥ 納品予定をGoogleカレンダーと連携
CRMに登録した納品予定はGoogleカレンダーと連携。
営業担当だけではなく配送担当も同じ予定を確認できるため、
「聞いていなかった」
というトラブルを防ぐことができるようになります。
⑦ 最新版の書類を自動管理
見積書や受注書は修正が発生することも少なくありません。
そこで最新版に自動でチェックを付ける仕組みを構築し、
担当者全員が最新データを確認できるようになります。
古い書類を誤って使用するリスクも大幅に減少しています。
⑧ 商品情報を一度入力するだけ
商品情報は商談で入力すれば、
- 見積書
- 受注書
- 発注書
- 調色依頼書
へ自動で反映されます。
入力作業が減るだけではなく、情報の整合性も保ちやすくなります。
⑨ 業務フローをボタン操作で自動化
Zoho CRMのカスタマイズ機能を活用し、
商談から必要な書類をボタン一つで作成できる仕組みを構築しています。
担当者は複数画面を行き来する必要がなくなり、誰でも同じ手順で業務を進められるようになっています。
⑩ 経営者がリアルタイムで経営状況を把握
CRMに情報が集約されることで、
- 商談件数
- 案件進捗
などをリアルタイムで確認できるようになります。もちろん、売上情報なども入力をしていくと、経営数値や受注予定の売上なども集計することができます。
経営者が営業担当へ確認する回数も減り、意思決定のスピード向上にもつながります。
Zoho CRM導入によって得られる効果
今回の構築では、単に顧客情報を管理するだけではなく、営業から納品までの業務全体を見直しました。
その結果、
- 顧客情報の一元管理
- 書類作成時間の短縮
- 転記ミスの削減
- 部門間の情報共有の強化
- 案件状況の見える化
- 経営判断の迅速化
など、多くの改善につながると考えられます。
CRMは「顧客を管理するシステム」というイメージを持たれがちですが、本来は業務全体を効率化するための基盤です。
自社の業務フローに合わせて設計することで、その効果を最大限に発揮できます。
まとめ
塗料・塗装器具販売会社では、営業・調色・受発注・納品と複数の部門が関わるため、情報の分散や属人化が起こりやすい業種です。
Zoho CRMを活用することで、顧客情報だけでなく、案件管理や書類作成、調色依頼、納品予定までを一元管理し、業務全体を効率化できます。
CRMは導入することが目的ではありません。
「現場が使いやすく、日々の業務が楽になる仕組み」を構築することで、初めてその価値を発揮します。
もし現在、
- Excelで顧客管理をしている
- 書類作成に時間がかかっている
- 情報共有が属人化している
といった課題を感じているのであれば、一度自社の業務フローを見直し、CRM導入を検討してみてはいかがでしょうか。