ディレクターのAiです。

人材紹介会社では、応募者との初回接点から面談、選考、就業先決定までの流れを管理するだけでなく、就業先が確定した後の情報管理まで見据えて運用を設計することが大切です。

特に、応募時点や面談時点でヒアリングしていた情報は、就業先が確定した後の稼働者管理にもそのまま必要になることが少なくありません。

一方で、就業先が決まったタイミングで、応募者情報を見ながら別媒体へ情報を転記する運用になっていると、二度打ちの手間や入力ミスが起こりやすくなります。特に紙やExcel、スプレッドシートなどで管理をしていると特に手間やミスが出てくるのではないでしょうか？

また、就業先確定済みの応募者と、まだ追いかけが必要な応募者が同じ一覧の中に混在していると、日々の管理もしづらくなります。

今回、私たちは人材紹介会社のお客様向けに、CRMに登録されている応募者情報について、就業先が確定した際に就業先ごとの稼働者管理画面へ新規登録と情報引継ぎが行われるようにZohoCRMの自動化を設計しました。

さらに、同時に応募者情報のステータスも「就業先確定」へ変更されるようにし、追客対象とそうでない応募者を一覧上で分類しやすい構成にしています。

人材紹介会社で起こりやすい就業先確定時の課題

人材紹介会社では、応募者の就業先が確定した瞬間から、管理の重心が変わります。

それまでの応募者管理では、応募受付、面談、希望条件の確認、選考状況の把握などが中心ですが、就業先が決まった後は、稼働者としての管理や就業先ごとの運用が重要になります。

ただ、この切り替わりのタイミングで手作業が多いと、運用負荷が高くなります。

たとえば、応募者情報を見ながら別の稼働者管理画面へ新規登録し、必要な項目を転記し、さらに応募者側のステータスまで変更する、という流れが毎回発生すると、処理漏れや入力ミスが起こりやすくなります。

また、就業先が確定した応募者情報がそのまま応募者一覧の中に残り、未確定の応募者と同じ見え方になっていると、どの応募者を今後追いかけるべきかが分かりにくくなります。

件数が増えるほど、この見分けづらさは日々の応募者管理に影響しやすくなります。

今回作ったのは「就業先確定後の動きをまとめる仕組み」

今回重視したのは、就業先が確定したときに必要な処理を、できるだけひとつの動きにまとめることです。

就業先確定のたびに担当者が手動で稼働者管理モジュールを開き、応募者情報を確認しながら入力し、あわせて応募者ステータスまで変更する運用では、担当者によって処理のばらつきも出やすくなります。

そこで今回は、ZohoCRMで人財の応募～稼働管理までを一貫して行えるシステムを開発し、特に応募者と稼働者への連携の手間を削減するように取り組んでいます。実際の挙動としては、応募者情報を記入する画面からボタンをクリックするだけで、稼働者情報として新規で登録し、必要な情報がすべて引き継がれるように必要な処理が連動して進む構成を作りました。

このようにしておくことで、担当者にとっては「就業先が確定したらこのボタンを押す」という分かりやすい運用にできます。

結果として、就業先確定時の業務フローがシンプルになり、処理の統一もしやすくなります。

ボタンひとつで稼働者管理モジュールへ登録・情報引継ぎを行う構成

今回のZoho CRMの構成では、CRMに登録されている応募者情報に対して、就業先確定処理用のボタンをクリックすると、就業先ごとの稼働者管理モジュールへ新規登録が行われるようにしています。

ポイントは、単に新規レコードを作成するだけではなく、応募時点や面談時点でヒアリングしていた情報を、そのまま稼働者管理側へ引き継ぐことです。

たとえば、応募者管理の段階で蓄積していた

• 氏名や連絡先などの基本情報
• 希望条件
• 面談時に確認した内容
• 担当者が把握していた補足情報
• これまでの対応履歴

といった情報を、就業先確定のタイミングで稼働者管理モジュールへ引き継げるようにしています。

この構成によって、担当者は就業先が決まったあとに、同じ情報をあらためて打ち込み直す必要がなくなります。
応募者管理の段階で蓄積していた情報をそのまま次の管理フェーズへつなげることができるため、運用がスムーズになります。

また、就業先ごとの稼働者管理モジュールへ自動で登録されることで、就業後の管理をすぐに始められる点も大きなポイントです。

就業先が決まった事実だけで終わらせず、その後の運用に必要な情報が揃った状態で次の管理に移れるため、担当者が変わったときや別の担当が見たときにも把握しやすくなります。

ステータス更新で応募者一覧を整理しやすくする考え方

今回の構成では、稼働者管理モジュールへの新規登録とあわせて、応募者情報のステータスも同時に「就業先確定」へ変更されるようにしています。

これによって、応募者一覧を見たときに、すでに就業先確定や見送りなどで追いかける必要がないリストと、まだ就業先確定や見送りに至っておらず追いかけが必要なリストを分けて把握しやすくなります。

応募者管理では、情報を登録することそのものだけでなく、今どの応募者を追うべきかが見えやすいこともとても重要です。

就業先確定済みの応募者が、対応中の応募者と同じ一覧の中に混ざり続けていると、確認のたびに不要な情報まで見なければならず、一覧の精度が落ちてしまいます。

一方で、就業先確定処理と同時にステータス更新まで自動で行われれば、担当者は一覧を見た時点で追客対象を判別しやすくなります。

結果として、未確定の応募者への対応に集中しやすくなり、就業先確定後の管理は別モジュールで進める、という役割分担も明確になります。

二度打ちをなくし、入力ミスを防ぐために

今回の構成で特に大きかったのは、応募時点でヒアリングしている情報を、稼働者になった時点でもそのまま活用できるようにしたことです。

もし就業先確定後に別モジュールへ手入力していく運用だと、すでに聞いている内容をもう一度打ち込む必要が出てきます。

この二度打ちは、単純に手間がかかるだけでなく、入力漏れや打ち込みミスの原因にもなります。

今回の構成では、応募者管理で蓄積していた情報を自動で引き継げるようにしたことで、担当者の作業負荷を減らしながら、入力内容の精度も保ちやすくなりました。

特に、人に関する情報は少しの入力違いでも後続の運用に影響しやすいため、手作業を減らし、できるだけ同じデータを引き継ぐ構成にしておくことは意味が大きいと考えています。

最後に

今回は、人材紹介会社の応募者が就業先確定したときの動きについて、Zoho CRM上でボタンをクリックするだけで、就業先ごとの稼働者管理モジュールへの新規登録・情報引継ぎ・応募者ステータス更新までをまとめて行える構成をご紹介しました。

就業先確定時の処理は、一件ずつ見ると小さな作業に見えても、件数が増えるほど運用負荷や更新漏れの原因になりやすい部分です。

だからこそ、このタイミングの動きをシンプルにし、誰が対応しても同じ流れで処理できるようにしておくことが大切だと考えています。

今回の構成によって、就業先確定後の情報引継ぎがスムーズになるだけでなく、応募者一覧上でも追客対象とそうでない応募者を分類しやすくなりました。

人材紹介会社で、就業先確定後の管理や応募者情報の引継ぎをもっと整理したいと考えている方にとって、参考になればうれしいです。