こんにちは。担当のKです。

今回は、Zoho CRMの「ポータル機能」について、兵庫県の製造業K様へ導入した事例をもとにご紹介します。

Zoho CRMには、社外ユーザー向けに限定した情報を共有できる「ポータル機能」があります。うまく活用することで、顧客・協力会社・代理店などへ必要な情報だけを安全に公開できるため、近年ではZoho 導入支援の現場でもご相談が増えている機能のひとつです。

Zoho CRMのポータル機能とは？

Zoho CRMのポータル機能とは、複数の外部ユーザーに対して、ユーザー別のCRM画面を提供できる機能です。

例えば、

• 顧客ごとに案件進捗を見せたい
• 協力会社に日報だけ共有したい
• 社外スタッフへ限定情報を閲覧させたい

といったケースで活用できます。

今回、K会社様では、外部スタッフ向けに「日報確認用ポータル」を構築しました。

設定は、Zoho CRMの以下メニューから行います。

• CRMの設定
• チャネル
• ポータル

今回の構成では、以下のように設定しました。

• ポータルユーザーグループ名：日報確認用ポータル
• メインのタブ：連絡先
• その他のタブ：日報

また、ポータル招待時には、連絡先に登録されているメールアドレスを送信元として利用しています。

導入時に重要だった「閲覧用ユーザー」の考え方

今回のZoho 導入支援で特に重要だったのが、「閲覧用ユーザー」の設計です。

ポータルで日報タブを表示させるためには、事前にポータル閲覧権限を持つユーザーを作成しておく必要があります。

ここで注意したいのは、

• ユーザーごとに個別メールアドレスが必要
• ユーザーごとにパスワードが必要

という点です。

さらに、日報モジュール側にも設定が必要でした。

日報タブには「連絡先ルックアップ項目」を設置し、そこへ閲覧用ユーザーを紐づけます。これにより、ログインしたポータルユーザーごとに、表示される日報を制御できます。

「ログインできるのに日報が見えない」問題

導入時、最初につまずいたのが、

「ポータルにはログインできるが、日報レコードが表示されない」

という問題でした。

原因は、Zoho CRMの共有設定です。

ポータルは単純にタブを表示するだけではなく、CRM内部の共有ルールにも影響を受けます。

そのため、以下の設定を追加しました。

• 設定
• 役職と共有
• データ共有設定
• 共有ルール

設定内容は以下です。

• タブ：日報
• 共有ルール名：日報のポータル表示用共有ルール
• 共有の種類：データの担当者基準
• データ共有元：CEO
• データ共有先：すべてのユーザー
• 権限：表示のみ

この設定を追加することで、ポータルユーザー側でも日報データが正常に表示されるようになりました。

なお、日報登録時に「閲覧用ユーザー」を指定していないレコードは、ポータルから閲覧できないため注意が必要です。

まとめ

Zoho CRMのポータル機能は、単なる閲覧画面ではなく、社外向けの専用CRMとして活用できる非常に便利な機能です。

一方で、

• ポータルユーザー設計
• 共有ルール
• ルックアップ設計

など、通常のCRM設定とは異なる考え方も必要になります。

今回のような日報共有の仕組みは、製造業だけでなく、建設業・保守業・訪問サービス業などでも応用可能です。

弊社でもZoho 導入支援を通じて、業務に合わせたポータル設計や権限設計のご相談を多数いただいております。

「社外向けにCRM情報を共有したい」
「顧客専用ページのように活用したい」

という場合は、ぜひポータル機能を検討してみてください。