営業とプロジェクト管理、なぜ分断されるのか

Zohoを使い始めてから、ずっと気になっていることがありました。

案件の進捗はCRMで追う。タスクの管理はProjectsで追う。ツールとしては連携しているはずなのに、気づけば毎日ブラウザのタブを行き来している。

「商談が決まったら、次は何をすべきか」──その答えがCRMの画面に全部あればいい。そう思うのは、そんなに贅沢な話でしょうか。

今回はそんな欲求のもと、Zoho CRM内でProjectsのタスク管理を完結させることに挑戦した記録です。

公式の連携手順を試してみた

まず試したのは、ZohoのドキュメントにあるCRMとProjectsの公式インテグレーション。設定自体はそれほど難しくありません。

CRMのマーケットプレイスからProjectsを連携し、案件（Deal）にプロジェクトを紐づける。するとCRMの案件詳細画面にProjectsへのリンクが表示されるようになります。

「おっ、これでいけるか？」

……と思ったのも束の間。実際に使ってみると、いくつかの壁にぶつかりました。

• CRMの画面内でタスクを直接作成・編集・完了チェックすることができない
• Projectsのタスク一覧をCRM内でまとめて確認することができない
• 結局のところ、タスクを操作するたびにProjectsを別タブで開く必要がある

リンクは貼られている。でも、そこから先はProjectsの世界に飛ばされる。連携しているようで、画面としては完全に分断されたままでした。

これは「連携」というより「ショートカット」に近い。そう感じました。

それでもCRM内完結にこだわる理由

「Projectsを開けばいいじゃないか」と言われれば、そのとおりです。

でも、営業担当の立場で考えてみてください。商談の詳細を確認しながら、次のアクションをタスクに落とし込む。顧客とのやり取りの履歴を見ながら、今週やるべきことを整理する。

そのすべてを、CRMというひとつのコンテキストの中でやりたいのです。

ツールを切り替えるたびに、頭の中のコンテキストもリセットされます。「あれ、さっき何を確認しようとしてたっけ」という小さなロスが、積み重なると意外と大きい。

CRMにすべてある状態は、単なる利便性の話ではなく、思考を途切れさせないための話でもあります。

Canvasという突破口

公式の連携では限界があることがわかった。では諦めるか。

いいえ。ここで目をつけたのが、Zoho CRMのCanvas機能です。

Canvasとは、CRMのレコード詳細画面をノーコードで自由にカスタマイズできる機能。デフォルトのレイアウトでは表示できない情報や、外部データの埋め込みも、工夫次第で実現できる可能性があります。

「公式の連携では無理でも、Canvasで画面を作り込めばCRM内にタスク管理の仕組みを作れるのではないか」

その仮説のもと、次のステップへ進むことにしました。具体的にどう設計して、何ができて、何ができなかったか──それは次回の記事でお伝えします。

おわりに

今回の記事で正直に書きたかったのは、公式手順にも限界はあるということです。

ドキュメントどおりにやれば万事解決、ではないこともある。そのギャップに気づいて、別の方法を探す。そのプロセスも、ツール活用の大事な一部だと思っています。

同じ悩みを持っている方、Canvasで試行錯誤している方。次回、Canvas編でまたお会いしましょう。