ディレクターのAiです。現在担当している人材紹介会社様での事例をご紹介いたします。

人材紹介会社の業務では、働きたい応募者様の応募者情報の管理と面談日程の調整が別々のツールで運用されていることが少なくありません。
その結果、応募者情報の確認、面談予約情報の確認、カレンダー反映状況の確認など、複数の画面を行き来しながら管理する必要があり、二度打ちや確認漏れが発生しやすくなります。

今回、私たちは大阪の人材紹介会社様向けに、Zoho BookingsとZoho CRMを連携した応募者管理・面談予約の自動化基盤を構築しています。
現在は本番導入に向けた設計・検証フェーズですが、応募後の自動返信メールから面談予約、オンラインMTGのURLの発行、CRMとの紐づけ、Googleカレンダー連携、リマインドメール送付までを一気通貫で運用できる形を目指しています。

これまでは顧客管理はスプレッドシートを使用し、日程調整は外部ツールを活用していたため、顧客管理の情報と面談予約の情報が分断され、同じ情報を二重に扱う工数が発生していました。
今回の構築では、Zoho内で情報をつなぎ、応募者管理から面談当日までをスムーズに運用できる状態を目指しています。

人材紹介会社の応募者管理で起こっていた課題

人材紹介会社様の応募者管理では、スプレッドシートを使用されていました。応募が入ったらその内容をスプレッドシートに転記し、その後外部の日程調整ツールから面談予約が入った際はその情報をもとに面談予定日をスプレッドシートに記入する、という流れでした。
日程調整ツールはGoogleカレンダーと連携しているので、カレンダーの自動入力とオンラインMTGのURLの発行はすべて自動化されていますが、応募者情報とは紐づいていなかったため、面談予約が入ったら目視でスプレッドシートに面談日を入力する、という業務を行っておられました。

応募者が面談予約をしたあとに、その内容をスプレッドシート側で確認し、必要な情報を追記するなど、ツールを横断した対応が必要になっていました。
ひとつひとつの作業は小さく見えても、件数が増えるほど現場の負担は大きくなります。

こうした状態では、日程調整自体はできていても、応募者管理という観点では非効率が残ります。
とくに人材紹介会社のように、応募者との接点が多く、スピード感が求められる業務では、この分断がそのまま運用負荷につながります。

今回構築している仕組み

今回デモ環境で構築しているのは、Zoho BookingsとZoho CRMを連携し、応募後の面談予約から当日までの流れをできるだけ自動でつなぐ仕組みです。

想定している流れは、以下のとおりです。

まず、応募者が応募すると、自動返信メールの中で面談日程調整ページへ案内します。
応募者はメール内のURLからZoho Bookingsの予約ページへ進み、自分の都合のよい日時を選択します。

予約が確定すると、オンラインMTG用のURLを自動で発行し、応募者へ送付します。
あわせて、Bookingsで入力された情報や、発行されたオンラインMTG用のURLはZoho CRM上の応募者情報と紐づけて管理できるようにし、予約情報だけが別管理にならないように構築しました。

さらに、担当者のGoogleカレンダーにも予定が自動で反映されるように設計し、面談当日までの運用もスムーズに進められるようにしています。
その後は、必要なタイミングでリマインドメールを送付し、面談日を忘れていたということがないようにしています。

この仕組みのポイントは、単に予約ページを用意することではありません。
面談予約の情報を応募者管理の流れの中に取り込み、管理を分断させないことが重要だと考えています。

Zohoで一元化することで期待していること

今回の構築で大きいのは、やはり二度打ちの削減です。

これまでは、予約情報と応募者情報が別々に存在していたため、それぞれを確認しながら管理する必要がありました。
Zohoで一気通貫の形に寄せることで、応募者管理と面談予約をつなげ、同じ情報を何度も扱う手間を減らせる見込みがあります。

また、予約、オンラインMTG URLの発行、Googleカレンダー反映、リマインド送付までを一連の流れに組み込むことで、担当者ごとの運用差も抑えやすくなります。
属人的な対応を減らし、一定の品質で面談予約業務を回せるようにすることも、本番導入で期待しているポイントのひとつです。

人材紹介会社の応募者管理では、応募者数が多いと小さな業務でも積み重なり、それが担当者の負担となります。
だからこそ、単に予約ができるだけではなく、応募者情報とつながった形で、スムーズに運用できる仕組みが重要だと考えています。

まとめ

今回は、大阪の人材紹介会社様向けに、Zoho BookingsとZoho CRMを活用した応募者管理・面談予約の自動化について、現在進めている構築内容をご紹介しました。

外部ツールを組み合わせた運用は始めやすい一方で、件数が増えるほど情報の分断が課題になります。
今回の取り組みでは、その分断を見直し、応募者管理と面談予約をひとつの流れで扱える状態を目指しています。

顧客管理と面談・面接予約が別々になっていて手間を感じている方にとって、参考になれば幸いです。