見積は出した。受注も決まった。でも納品が終わって振り返ると、思ったより儲かっていない。そんな感覚はありませんか。材料が急に値上がりした、図面の変更で工程が増えた、ベテランが休んで作業時間が伸びた。理由は現場ごとに違うのに、原因を追えないまま次の見積に進んでいく。この繰り返しに、どこかで疲れを感じている経営者や担当者は少なくないはずです。

見積を出した後、現場で何が起きているか

個別受注生産の現場では、同じ製品は基本的にありません。図面を見て、材料を選び、加工手順を組んで、見積書を作る。ここまでは丁寧にやっているはずです。ところが受注後、実際の作業が始まると話が変わってきます。材料の在庫が切れていて急いで発注し直したり、想定より削る量が多くて工具を交換する回数が増えたり。現場の人は目の前の仕事をこなすことに集中していて、それが「見積とどれだけズレているか」を記録する余裕はありません。結果として、見積書と実際の作業記録は、別々の紙やファイルに存在したまま、一度もつながりません。

なぜ見積と実原価がズレるのか

ズレの原因は、実はそれほど珍しいものではありません。よくあるのは次のようなパターンです。

• 材料の仕入れ価格が見積時点と変わっている
• 図面変更や仕様変更があったのに、見積を作り直していない
• 段取り替えや検査のやり直しなど、想定していなかった工程が増えた
• 担当者の熟練度によって作業時間が大きく変わる

どれも現場ではよくある話です。問題は、こうしたズレが発生した瞬間に誰も気づいていない、あるいは気づいていても記録に残していないことです。月末に請求書を作る段になって、「あれ、この案件そんなに時間かかったんだ」と気づくのでは遅すぎます。

見える化できないと、何が困るのか

ズレが見えないままだと、次の見積にも同じ甘さが残ります。似たような部品なのに、去年の見積書をコピーして数字を少し変えるだけ、というやり方をしている会社もあるかもしれません。でもその去年の見積自体が、実は損をしていた案件だったら、同じ失敗を繰り返すことになります。さらに、経営者が「儲かっているのか、儲かっていないのか」を肌感覚でしか判断できなくなります。決算が出てから初めて「今期は苦しかった」と分かるのでは、手を打つタイミングを逃してしまいます。

Zohoで見積と実原価をつなげてみる

ここで大事なのは、見積のデータと、実際にかかったコストのデータを、同じ場所に置いておくということです。Zohoでは、見積書を作るところから、受注、作業の記録、原価の集計までを一つの仕組みの中でつなげていくことができます。

見積データを最初から残しておく

Zoho CRMやZoho Booksで見積書を作ると、そのデータがそのまま社内に残ります。紙に印刷して終わりではなく、後から見積時点の材料費や工程の想定を振り返れる状態になります。

現場の記録を簡単な形で拾う

Zoho Creatorのようなツールを使うと、現場の人がスマホやタブレットから「この工程に何時間かかった」「この材料を追加で使った」といった記録を、簡単な入力で残せるようになります。紙の作業日報を後から事務員が転記する、という手間を減らせます。

見積と実績を並べて見る

Zoho Analyticsなどを使えば、見積時点の想定コストと、実際にかかったコストを並べて表示することができます。案件ごとに「どこでズレたか」が見えてくると、次の見積の精度が少しずつ上がっていきます。

Zohoなら

いきなり全部を仕組み化しなくても大丈夫です。まずは一つの案件だけ、見積時点の想定と実際の作業時間をエクセルで並べてみる。それだけでも、ズレの傾向が見えてくることがあります。もしそれを毎回、手作業でやるのが大変だと感じたら、Zohoのような仕組みで自動的に記録をつなげていく方法もあります。And Soでは、大阪を拠点に中小企業のZoho導入をお手伝いしています。今のやり方を大きく変えずに、まずどこから見える化できそうか。そんな相談から始めていただくだけでも構いません。まずは話を聞いてみるだけでも、次の見積の作り方が変わるきっかけになるかもしれません。